Askush nuk e ve në dyshim se drejtuesit dhe menaxherët e shitjeve synojnë dhe dëshirojnë që ekipet e tyre të shkëlqejnë dhe të arrijnë objektivat dhe qëllimet e caktuara. Dhe nëse do të ishte e lehtë, secili prej tyre do ta përmirësonte shumë shpejt performancën e ekipit të tij. Fakti është se – “Nuk mund të përmirësosh diçka që nuk e mat”, gjë që sjell nevojën e treguesve të performancës. Një informacion të plotë rreth këtyre treguesve dhe sa të rëndësishme janë ato, mund t’i gjeni në shkrimin këtu, me autor Valter Rogers. Në konsulencat tona mbi shitjen, ne rekomandojmë fort jo vetëm përmirësimin e planifikimit po edhe ndërtimin e sistemit të menaxhimit të performancës, me qëllim rritjen e angazhimit dhe përkushtimit të punonjësve, me fokus në përmirësimin e produktivitetit, efikasitetit dhe fitimeve, si qëllimi kryesor i organizatave të biznesit. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Shitja është një lojë numrash dhe të gjitha organizatat e shitjes mbajnë historikun e grupeve të caktuara të një sërë numrash. Është e lehtë të fiksohesh pas numrave të dukshëm, si shitjet mujore ose tremujore ose përqindjet e mbylljes. Fatkeqësisht, këto numra thjesht ju japin "rezultatin përfundimtar", pa ju treguar gjë se si e luajti lojën ekipi juaj.

Nëse dëshironi të përmirësoni mënyrën se si ekipi juaj po luan lojën dhe të rrisni rezultatet në të ardhmen, ju duhet t'i kushtoni më shumë vëmendje një grupi tjetër numrash, përkatësisht, Treguesve Kryesorë të Performancës (KPI) që ju japin njohuri dhe informacion se sa mirë po luan në të vërtetë çdo anëtar i ekipit tuaj.

Çfarë janë KPI?

Ndërsa akronimi KPI përdoret gjerësisht, kjo nuk do të thotë se gjithmonë kuptohet mirë. Diçka mund të përcaktohet si një Tregues Kryesor i Performancës kur:

• Është tregues KYÇ i suksesit në organizatën tuaj. Për shembull, a është i rëndësishëm numri javor i takimeve të shitjeve për suksesin e organizatës suaj?

• Lidhet me PERFORMANCËN dhe mund të matet qartë, e që mund të ndikohet lehtësisht nga anëtarët e ekipit tuaj. Për shembull, a keni një nivel referimi, që ju tregon se kur një punonjës shitjesh bën të paktën 5 takime me vendimmarrësit e nivelit ekzekutiv gjatë një cikli shitjeje, vlera e marrëveshjes përfundimtare do të rritet me 40%?

• Përdoret si TREGUES; me fjalë të tjera, është diçka që ofron informacion kryesor për rezultatet e ardhshme. Për shembull, rregulli 80/20 thotë se 80% e volumit të një punonjësi shitje gjenerohet nga aktiviteti në 20% të klientëve të tij. Duke pasur parasysh këtë informacion, mund të jetë një ide e mirë të gjurmoni numrin e takimeve dhe sasinë e kohës që shpenzon çdo punonjës shitje me klientët më të rëndësishëm dhe të vendosni disa pritshmëri specifike që mund të maten.

Në thelb, KPI-të duhet të ofrojnë shikueshmëri në aktivitetin aktual, që do të ndikojnë në të ardhmen, në produktivitetin e ekipit të shitjeve. Ndjekja e këtyre treguesve në të tashmen do t'ju lejojë të identifikoni boshllëqet, të tërhiqni vëmendjen dhe të trajnoni anëtarët e ekipit tuaj, gjë që do t'ju ndihmojë të ndikoni në rezultatin e atyre shifrave të produktivitetit mujor, tremujor dhe vjetor, e që janë kaq të rëndësishëm.

Dallimi midis Treguesve PASIVË dhe Treguesve AKTIVË

Kur diskutoni KPI-të, është e rëndësishme të mbani parasysh se ka një ndryshim të madh midis Treguesve Pasivë dhe Treguesve Aktivë. Treguesit Pasivë janë arritje dhe rezultate që maten "pas faktit" dhe në shumicën e organizatave të shitjes, këta tregues marrin pjesën më të madhe të vëmendjes, sepse ato priren të jenë treguesit që raportohen për drejtuesit dhe madje edhe për pronarët. Disa Tregues Pasivë janë si më poshtë:

• Shitjet

• Rritja e marzhit bruto në vlerë

• Rritja e marzhit bruto në përqindje

• Portofoli i produkteve

• Pjesa e tregut

• Klientë të rinj

Nga ana tjetër, Treguesit Aktivë janë aktivitete dhe veprime që mund të gjurmohen ose maten gjatë procesit të shitjes, ndërsa po zhvillohen mundësitë dhe po ndërtohet kanalet e shitjes. Treguesit Aktivë përfshijnë aktivitete si:

• Sa takime shitje bën në javë një punonjës?

• Cilët klientë (klientë të mundshëm) po takohen nga punonjësi i shitjes?

• Sa nga këto takime kthehen në mundësi?

• Sa nga këto mundësi kthehen në fitore?

• Si po performon punonjësi i shitjeve në këto tregues krahasuar me kolegët e ekipit?

Për të ndikuar në transformimin e shitjeve, KPI-të më të rëndësishme do të gjenden midis Treguesve Aktivë. Nëse jeni duke kërkuar një mënyrë për të përmirësuar treguesit tuaj Pasivë, përqendrohuni me kujdes në çdo gjë që e konsideroni të rëndësishëm si treguesin tuaj Aktiv. Ndërsa ekipi juaj i shitjeve bëhet më efektiv në ekzekutimin e këtyre aktiviteteve të treguesve Aktivë, treguesit Pasivë do të përmirësohen.

KPI-të janë të fuqishme sepse:

• Ju ndihmojnë të merrni vendime më të mira. Ju duhet të keni informacion të saktë dhe në kohë për të gjitha aspektet e performancës të anëtarëve të ekipit tuaj në mënyrë që të planifikoni dhe të ndërhyni në mënyrë efektive. Si menaxher shitjesh, nuk mund të qëndroni me shpresa dhe supozime; ju duhet të vlerësoni numrat në kohë reale e që ju tregojnë se çfarë po ndodh, në mënyrë që të mund të merrni masa tani, para se të jetë tepër vonë.

• Çojnë në ekzekutim më të mirë. Identifikimi, matja dhe - mbi të gjitha - shpjegimi dhe trajnimi rreth KPI-ve të duhura çon drejtpërdrejt në ndryshimin e sjelljes dhe përmirësimin e aftësive në të gjithë ekipin.

• Vendosin pritshmëri dhe përmirësojnë komunikimin. Për punonjësit e shitjes, përcaktimi i KPI-ve qartëson aktivitetet mbi të cilat ata duhet të shpenzojnë kohën e tyre, si dhe ofrojnë një arsye të fortë, që menaxherët e shitjeve të ndërveprojnë me ta, për përmirësimin e performancës së tyre.

• Ndryshojë sjelljen e punonjësve të shitjes. Sapo punonjësit e shitjes kuptojnë aktivitetet në të cilat supozohet të përqendrohen, ata do t'i kushtojnë më shumë kohë dhe energji këtyre fushave, veçanërisht nëse e dinë se kompensimi i tyre do të lidhet me performancën e arritur në to.

• I bëjnë të qëndrueshme aktivitetet e punonjësve të shitjes. Ekziston një thënie e vjetër - "Njerëzit nuk bëjnë atë që pritet, bëjnë vetëm atë që kontrollohet". Kur punonjësit e shitjes e kuptojnë se për çfarë do të raportohet çdo javë, ata kanë më shumë gjasa t'i bëjnë ato çdo javë.

• Janë mënyra më e mirë për të identifikuar dhe kualifikuar performancën e punonjësve të shitjes. Punonjësit e shitjes mund të jenë shumë të zënë dhe të bëjnë përpjekje maksimale çdo ditë, gjë që mund të ngatërrohet me produktivitetin real. Por, nëse ata nuk po e bëjnë këto përpjekje në drejtimin e duhur, i gjithë mundi shkon kot. Ndjekja e KPI-ve i ndihmon menaxherët e shitjes të sigurohen që punonjësit po shpenzojnë kohën e duhur në aktivitetet e duhura.

• I bën të pavlera supozimet rreth vlerësimit dhe trajnimit. Kjo lidhet me pikën më sipër. Kur menaxherët e shitjes nuk ndjekin rregullisht treguesit e performancës për punonjësit kundrejt një grupi treguesish standard të KPI, nuk kanë një bazë objektive për vlerësimin e performancës. Punonjësi i shitjes mund të jetë një person i shkëlqyer dhe i zellshëm, ose diçka si e kundërta e të parit e që i di të gjitha, por këto nuk janë elementët më të rëndësishëm për t'u vlerësuar nga një menaxher shitjesh. E vetmja gjë që ka vërtet rëndësi, është se si ata po performojnë në lidhje me KPI-të.

• Trajnimi efektiv fillon me KPI. Shumica e menaxherëve të shitjeve e kuptojnë se trajnimi dhe trajnimi gjatë punës janë të rëndësishme, por ato janë të padobishme nëse nuk bazohen në aftësi dhe sjellje të matshme e të zbatueshme. Vlera më e madhe e gjurmimit të KPI-ve është informacioni që ato zbulojnë se ku po ecën mirë çdo punonjës shitje dhe ku mund të ketë nevojë për ndihmë që të ecë më mirë. Menaxherët e shitjes duhet të kenë informacion të shpejtë mbi KPI-të, për çdo punonjës shitje dhe t'i përdorin këto të dhëna për të personalizuar bisedat dhe udhëzimet individuale rreth mangësive, në mënyrë që të ndikojnë në performancë.

Sapo ekipi juaj të dijë dhe kuptojë rolin e KPI-ve, si një ndihmë për matjen dhe arritjen e suksesit, aftësia e tyre për të përmbushur dhe madje tejkaluar pritshmëritë tuaja, do të rritet në mënyrë dramatike.