Ju e dini shumë mirë se nëse ju duhet të shikoni sa përparim keni bërë në rrugën drejt arritjes së objektivit apo suksesit në biznes dhe me ekipin tuaj, do ju duhet së pari, të monitoroni disa tregues të lidhura me to. Dhe kur lexoni se cilat do të jenë treguesit më të përshtatshëm për rastin tuaj, mund të hasni terma të ndryshëm, por Treguesit dhe KPI-të janë termat më të zakonshëm që hasen. Fakti është se ka ngjashmëri midis tyre, por nuk janë e njejta gjë. Pikërisht, për të kuptuar dallimin, po sjellim një prej shkrimeve që e trajton këtë temë, me autore Cynthia Lopez Olson. Kuptimi i ndryshimit jo vetëm do të qartësojë rëndësinë por edhe do t’ju ndihmojë të vendosni një raport të drejtë në përdorimin e tyre. Përfitoni sa më shumë nga të dhënat, duke zgjedhur treguesit dhe KPI-të e duhura, që ndikojnë në mënyrën e duhur në produktivitetin dhe efektivitetin e biznesit tuaj, e duke nxitur interesin e ekipit drejt arritjes së objektivave finale. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Mbledhja e shumë të dhënave bën të mundur matjen e shumë elementëve që më parë ishte e vështirë, e ndoshta e pamundur, për t'u matur me saktësi. Të armatosur me këtë vëllim më të madh të dhënash, ju mund të kuptoni thellë biznesin dhe të përfitoni njohuri të zbatueshme dhe të drejtuara nga të dhënat, që mund t'ju ndihmojnë të optimizoni operacionet tuaja ose të qëndroni konkurrues në treg. Kjo është arsyeja pse treguesit kryesorë të performancës (KPI) dhe treguesit (në përgjithësi) janë gjithnjë e më të rëndësishëm për bizneset e sotme. Por çfarë janë saktësisht KPI-të dhe treguesit, dhe si ndryshojnë ato?    

Treguesit kryesorë të performancës janë të dhëna që ju tregojnë se sa të mirë jeni në arritjen e objektivave të biznesit tuaj. Ndërkohë, treguesit ndjekin statusin e proceseve të biznesit tuaj. Me KPI-të, do të dini nëse po arrini objektivat e përgjithshme të biznesit tuaj, ndërsa treguesit fokusohen në performancën e proceseve specifike të biznesit.

Le të shikojmë më në detaje se cilët janë treguesit dhe treguesit kryesore të performancës, ndryshimet e tyre dhe rëndësia e tyre për biznesin tuaj.

Cilët janë treguesit kryesorë të performancës?

Ashtu si treguesit, treguesit kryesorë të performancës janë elementë të matshëm. Por KPI-të shpesh fokusohen në performancën afatgjatë të biznesit më shumë se çdo gjë tjetër. Një tregues kryesor i performancës ju tregon se sa afër jeni në arritjen e objektivave të biznesit tuaj. Ai gjithashtu mund të sigurojë një mjet të matshëm për t’u krahasuar me konkurrentët ose me standardet e industrisë.

Treguesit kryesorë të performancës mund të jenë financiarë, të tillë si marzhi bruto. Por KPI -të mund të përdoren gjithashtu për të ndjekur progresin drejt objektivave të tjerë – të tilla si qarkullimi i punonjësve, mbajtja e punonjësve, norma e konvertimit të klientëve, trafiku në njësitë e shitjes, trafiku i faqes në internet, angazhimi i klientit, blerja e klientëve, klientët e përsëritur, etj. Një KPI duhet të ketë një objektiv të përcaktuar ose një qëllim specifik, në mënyrë që ekipi juaj të mund të funksionojë si duhet.

Çfarë janë treguesit?

Treguesit janë matje sasiore që mund t'i përdorni për të vlerësuar, gjurmuar ose krahasuar prodhimin ose performancën.

Treguesit janë matje të aktiviteteve specifike të biznesit. Sa njësi janë shitur, sa klientë të rinj ka biznesi juaj, sa abonentë të rinj në faqet e mediave sociale, sa regjistrime të reja - janë vetëm disa nga shumë shembuj të treguesve të ndryshëm.  

Kompanitë mbështeten në një shumëllojshmëri mjetesh për të mbledhur të dhëna dhe për të monitoruar këto tregues të rëndësishme, për shembull, për treguesit e lidhur me rrjetet sociale apo webfaqet përdoren mjete të tilla si Google Analytics, Google Ads, etj. Shembuj të tjerë treguesish përfshijnë shitjet, niveli i largimit të klientëve, niveli i kthimit, produktin e brendshëm bruto, norma e papunësisë, inflacioni, raporti i çmimit ndaj fitimeve, kosto dhe burimet e përdorura. Çdo gjë që është e lidhur me një rezultat (p.sh. regjistrimet ose vizitat në faqen në internet), të matshëm dhe të krahasueshëm me matjet e mëparshme mund të jetë një tregues.     

Treguesit e ndryshëm të lidhur me performancën janë numra mjaft të dobishëm. Drejtuesit e lartë të biznesit i përdorin këta tregues për të analizuar strategjitë e tyre, analistët mbështeten në to për rekomandimin mbi investimet dhe për të krijuar opinione, si dhe menaxherët e projekteve i përdorin ato për të mbikqyrur dhe monitoruar në mënyrë efektive projektet e performancës.

Zgjedhja e treguesve tuaj

Ekziston një numër i madh treguesish biznesi që çdo kompani mund të monitorojë, por vetëm për shkak se diçka është e matshme nuk do të thotë se duhet të matet. Nëse një tregues nuk shpreh një faktor në arritjen e objektivave të biznesit, nuk ia vlen të matet. Treguesit më të mirë për monitorimin e biznesit tuaj, mund të mos jenë të rëndësishëm e të përshtatshëm për një biznes tjetër.

Për të zgjedhur treguesit që do monitoroni, fillimisht duhet të përcaktoni qëllimet / objektivat tuaja, dhe më pas të vlerësoni treguesit e ndryshëm e të disponueshëm për ju që lidhen me atë qëllim. Për shembull, nëse objektivi juaj është të siguroni produkte me cilësi të lartë, mund të gjurmoni numrin e produkteve tuaja me defekt, ose sa produkte me defekt janë evidentuar në një javë ose sa prej këtyre artikujve me defekt arrijnë tek klientët kundrejt atyre të evidentuara nga ekipi i kontrollit të cilësisë, etj.

KPI-të dhe treguesit: Cili është ndryshimi?

Ndërsa KPI-të dhe treguesit janë të dyja matje sasiore, ato fokusohen në gjëra të ndryshme. KPI-të janë të lidhura me objektivat e biznesit, ndërsa treguesit janë të lidhura me proceset ose aktivitetet në biznesin tuaj.

Të dyja shpesh mbivendosen, kjo është arsyeja pse shumica e njerëzve priren të jenë të hutuar në dallimin e tyre. Një KPI ju tregon se sa afër jeni me arritjen e objektivave të biznesit tuaj dhe mund të përfshijë disa tregues.

Pra, nëse qëllimi është të shisni 50 për qind më shumë produkte ose shërbime në tremujorin e ardhshëm, treguesi juaj kryesor i performancës mund të jetë numri i produkteve të shitura deri më sot. Sidoqoftë, këto KPI të rëndësishme shpesh do të përfshijnë një sërë treguesish, duke përfshirë: 

• Numrin e klientëve që keni tani
• Disponueshmëria në shitjet online
• Shitjet që ka çdo kanal

Duke parë këto tregues, ju merrni dijeni mbi përparimin që keni bërë drejt objektivit të biznesit tuaj, por kjo nuk është e gjitha. Ju gjithashtu mund të identifikoni se cilat fusha po kontribuojnë më shumë në arritjen e objektivit tuaj të përgjithshëm, si dhe të identifikoni zonat problematike që ju pengojnë.

Për më tepër, treguesit shpesh lidhen me një person ose departament, ndërsa KPI-të shpesh varen nga disa departamente dhe individë brenda kompanisë. Për shembull, nëse një biznes synon të shesë 30 për qind më shumë produkte në tremujorin e parë të vitit, departamente të shumta mund të përfshihen në arritjen e këtij objektivi:

• Marketingu mund të ketë KPI - rritjen e trafikut në dyqanin online me 50 përqind
• Zhvillimi i produktit do të fokusohet në shtimin e veçorive të dobishme dhe funksionale për produktet ekzistuese
• Kërkimi dhe zhvillimi do të shtojnë produkte të reja
• Shitjet mund të ofrojnë zbritje dhe promovime që do të rrisin konvertimin e vizitorëve në blerës

Marrëdhënia ndërmjet KPI-ve dhe treguesve

Matjet në fusha të ndryshme të biznesit tuaj, si tregues - ju përshkruajnë efektet e punës tuaj të përditshme. Për shembull, departamenti i Burimeve Njerëzore mund të shënojë numrin e ankesave të punonjësve të zgjidhura me sukses, ose numrin e vonesave e mungesave në punë të punonjësve. Megjithatë këta tregues mund të jenë ose jo një KPI.

KPI-të mund të shihen si një koleksion treguesish që kanë ndikimin më të madh në objektivin e përgjithshëm të biznesit tuaj, në mënyrë që të arrini rezultatet kryesore. KPI-të komunikojnë se cilat janë prioritetet e biznesit dhe ju lejojnë të identifikoni se çfarë duhet të ndodhë me treguesit individuale, për të arritur një objektiv gjithëpërfshirës. Me pak fjalë, KPI-të janë një tregues i mirë i asaj që ka më shumë rëndësi për kompaninë, në një moment të caktuar.

Në përmbledhje, këtu po paraqesim dallimet kryesore midis KPI-ve dhe treguesve:

• Treguesit shikojnë performancën e proceseve specifike, ndërsa KPI-të ndjekin përparimin drejt objektivave tuaja më të rëndësishëm.
• Treguesit zakonisht ndjekin standardin e industrisë, pragun ose një pikë referimi, ndërsa KPI-të zakonisht përcaktohen nga biznesi në varësi të objektivave.
• Treguesit zakonisht zotërohen nga një punonjës, një departament ose një ekip. Treguesit ofrojnë një matje të vetme, ndërsa KPI-të përfshijnë një sërë strategjish dhe treguesish.
• KPI-të janë strategjikë sepse ato ofrojnë njohuri se si po punoni të arrini objektivat tuaja. Ndërkohë, treguesit janë taktike, sepse shikojnë aktivitetet që ndodhin për t'ju lejuar të arrini KPI-të.

Praktikat më të mira për identifikimin dhe monitorimin e KPI-ve dhe treguesve

Tani që i dalloni KPI-të dhe treguesit, ka disa praktika të mira që duhet t’i ndiqni për të përfituar sa më shumë nga të dhënat.

1. Zgjidhni treguesit e duhur për KPI-të tuaja.

Shanset janë që biznesi juaj të ketë tashmë treguesit që ju nevojiten. Çështja është të dini se cilat nga këto tregues janë në përputhje me objektivat e biznesit tuaj, në mënyrë që ato të konsiderohen si KPI.

2. Sigurohuni që KPI-të tuaja janë të matshme.

KPI-të duhet të bazohen në të dhënat që mund të merrni. Konsideroni se cilat të dhëna nevojiten për të monitoruar një KPI të veçantë, nëse keni teknologjinë ose burimet për t'iu qasur këtyre të dhënave dhe nëse mund të përballoni proceset, teknologjitë dhe burimet e nevojshme për t'i marrë ato.

Për shembull, ju thoni që një nga KPI-të tuaja është të rrisni kënaqësinë e klientit. Si do të merrni të dhënat për këtë? Mund të jetë e pamundur të vëzhgoni të gjithë ata që vijnë në dyqanin tuaj ose çdo vizitor të faqes në internet. Ka teknologji që mund të analizojnë ndjenjat e klientëve në mënyra të ndryshme, por a keni një buxhet për këtë?

3. Sigurohuni që KPI dhe treguesit tuaja të jenë të sakta.

Gjëja më e keqe që mund të bëni është të mbështeteni në të dhëna të gabuara ose të dhëna të pasakta. Për shembull, nëse një KPI për ekipin tuaj të IT-së do të ishte ulja e kohës së ndërprerjes së aplikacionit tuaj në internet, ka disa të dhëna për t'u parë, siç është numri i komenteve mbështetëse të marra, lidhur me kohën e ndërprerjes. Por, çfarë ndodh nëse përdoruesit tuaj do të shkonin te konkurrenti juaj dhe nuk do të komentonin për aplikacionin tuaj që nuk funksiononte?

Një burim më i besueshëm i të dhënave do të ishte diçka si për shembull, një mjet monitorimi i aplikacionit, i cili mund t'ju tregojë nëse ka pasur ndërprerje që nuk janë raportuar, si dhe të zbulojë probleme përpara se të ndodhin ndërprerjet.

4. KPI dhe treguesit duhet të jenë të zbatueshëm.

Nuk ka kuptim të masni diçka që nuk mund ta kontrolloni. Për shembull, nëse KPI juaj është një përqindje e rritjes së shitjeve, por ju nuk po monitoroni një sërë treguesish që ndikojnë në shitjet tuaja, nuk mund të optimizoni proceset për të përmirësuar rezultatet. Duke mos e ditur se nga rrezikoheni për të mos arritur objektivin tuaj, nuk mund të zbatoni ndryshimet e duhura. Shitjet tuaja mund të jenë në rënie për shkak të ndërprerjeve në zinxhirin e furnizimit, ndryshimeve në kërkesën e tregut, kostove të larta të transportit ose çështje të lidhura me cilësinë, që i çojnë klientët tuaj të mundshëm drejt konkurrentëve tuaj. Ndjekja e treguesve të duhur ju lejon të zbatoni strategji të synuara për të arritur objektivat tuaja.

Tregohuni fleksibël me listën tuaj të KPI-ve dhe treguesve. Mos zgjidhni tregues të matshëm, vetëm sepse jeni mësuar t'i përdorni ato. Gjithashtu, KPI-të tuaja duhet të ndryshojnë, kur gjeni një mënyrë më të mirë për të vlerësuar objektivat tuaj ose nëse objektivat e biznesit ndryshojnë tërësisht.

KPI-të dhe treguesit janë matje të vlefshme të aktiviteteve dhe proceseve të biznesit tuaj dhe ato kontribuojnë në objektivat tuaja të përgjithshme. Dallimi kryesor është se KPI-të janë të lidhura ngushtë me atë se sa i suksesshëm jeni në arritjen e objektivave të biznesit, ndërsa treguesit përcaktojnë sasinë e rezultatit të punës së bërë për aktivitete specifike. Megjithatë, të dyja janë thelbësore për drejtimin e biznesit tuaj, formulimin e opinioneve dhe strategjive dhe për suksesin tuaj.

Për të gjurmuar të gjitha këto KPI dhe tregues, ju nevojiten mjete që mund të mbledhin automatikisht të gjitha KPI-të tuaja të ndryshme.

Mund të përdorni programe të zhvilluara që tashmë përdoren në industrinë tuaj, ose të ndërtoni një të personalizuar për ju.

E rëndësishme është që të gjithë aktorët dhe faktorët të jenë në gjendje të shohin KPI-të dhe treguesit e ndryshëm të përditësuar automatikisht, çdo ditë.