Krijimi i një biznesi të shkëlqyer në çdo fushë, është një rrugë e panjohur plot me sfida dhe të panjohura. Ndërkohë që gjetja e zgjidhjeve të biznesit duket se tërheq fokusin kryesor të drejtuesve, me rritjen e biznesit dhe stafit, një grup tjetër sfidash shfaqet në horizont. Sfidat e lidhura me organizimin. Ndoshta edhe ju jeni dakort me ne, kur themi se asnjë organizatë nuk është e përsosur, pasi dinamizmi i biznesit dhe kompanive shoqërohet me probleme të lidhura me punonjësit, ekipin ose ekipet dhe organizatën në tërësi. Ky është edhe diskutimi i sotëm, në shkrimin më poshtë, me autore Suzi Pomerantz, e cila sjell eksperiencën dhe një përmbledhje të disa prej ideve të saj, për identifikimin dhe zgjidhjen e problemeve organizative. Cilësia e drejtimit është çelësi për organizatat efektive, por mbi të gjitha sjellja dhe qëndrimi ndaj sfidave i drejtuesve, ka një ndikim të madh në kulturën organizative, angazhimin dhe performancën e punonjësve. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Duke punuar me udhëheqësit dhe drejtuesit e mbi 250 organizatave, gjatë 24 viteve të fundit, unë kam parë që shumica e problemeve me të cilat përballen organizatat, kanë të bëjnë me sistemet, strategjitë ose njerëzit joefektivë.

Njerëzit janë të rrëmujshëm e madje, rraskapitës. Ju e kaloni pjesën më të madhe të kohës tuaj si drejtues duke zbuluar, adresuar ose zgjidhur probleme të ndryshme, të krijuara nga njerëzit. Mendoni pak rreth kësaj. Nëse njerëzit tuaj do funksiononin të gjithë 100%, puna juaj do të ishte shumë më e lehtë. Por ju mund të mos dini se si ta bëni këtë.

Natyrisht që organizatat më të mira janë fitimprurëse, por ato janë gjithashtu vende ku çdo punonjës dhe drejtues ndihet i vlerësuar, që është në gjendje të kontribuojë me fuqitë, aftësitë dhe njohuritë e tij në mënyra kuptimplote, e që drejtuesit udhëheqin në mënyrë efektive, duke lidhur taktikat me strategjinë, vizionin me rezultatet, problemet me zgjidhjet dhe idetë me rezultatet.

Nëse organizata juaj nuk po funksionon me të gjithë fuqinë e saj, mund të zbuloni që problemi të jetë në një ose më shumë, nga këto 10 çështjet më të zakonshme që shfaqen në organizata dhe ekipe:

• Ndjeshmëria: Ekipit të lartë drejtues i mungon vëmendja dhe informacioni; ata veprojnë të mbyllur dhe nuk bashkëpunojnë në mënyrë efektive. Ekziston një tension dhe mosbesim midis tyre, që rrezaton në të gjithë organizatën.
• Komunikimi: Udhëheqja nuk komunikon në mënyrë efektive informacionin, përparësitë, pritshmëritë ose ndryshimet brenda pjesës tjetër të organizatës (Komunikimi mungon ose bëhen jo në kohën e duhur).
• Zhvillimi: Ka mungesë të mundësive për rritje profesionale dhe punonjësit nuk mund të shohin përpara, një rrugë të qartë karriere. Nuk ekziston një plan suksesi për punonjësit aktualë, e as plane pune për punësime të reja.
• Bashkëveprimi: Kulturës së organizatës i mungon një sistem, proces ose mbështetje për zgjidhjen e konflikteve dhe mosmarrëveshjeve midis drejtuesve dhe ekipeve.
• Ndikimi: Departamentet, divizionet, njësitë e biznesit, zyrat ose ekipet punojnë në vetvete sipas funksionit dhe nuk kanë informacion se çfarë bëjnë fushat e tjera të organizatës ose si t'i shfrytëzojnë ato.
• Kultura: Angazhimi dhe morali i punonjësve është i ulët. Ekziston një mjedis i ndryshimit të vazhdueshëm, pasigurisë, paqartësisë, kompleksitetit dhe paqëndrueshmërisë. Motivimi dhe angazhimi mungojnë. Njerëzit nuk ndjehen të motivuar të thonë të vërtetën, ose të shprehin shqetësime për të përmirësuar rrethanat e tyre.
• Besimi: Nivele të ndryshme të drejtimit nuk u besojnë niveleve të tjera. Divizione ose departamente të ndryshme nuk u besojnë sektorëve ose departamenteve të tjera. Është e vështirë të ndiqni politikat. Ju nuk dini kujt t’i besoni.
• Integriteti: Sjelljet e lidershipit nuk përputhen me vlerat e deklaruara të lidershipit ose kulturën e synuar të organizatës. Deklarata e misionit është një poster në mur, me fjalë të bukura mbi të, por idetë që ajo përfaqëson nuk janë të integruara dhe të gjalla në vendin e punës, ditë për ditë.
• Mjedisi i sigurt: Drejtuesit e nivelit të mesëm dhe të ulët, punonjësit dhe stafi nuk janë të fuqizuar ose nuk kanë një mënyrë për të shprehur mendimet ose shqetësimet për drejtuesit e lartë, ose udhëheqja nuk është e hapur për të dëgjuar ide dhe qasje të reja.
• Përgjegjshmëria: Mungojnë sistemet e përgjegjësisë dhe strukturave në të gjithë organizatën. Degë dhe individë të ndryshëm nuk e dinë se kush është përgjegjës për diçka dhe drejtuesit nuk e dinë se çfarë po ndodh në nivele më të ulëta, brenda fushave të tyre të përgjegjësisë.

Çfarë mund të bëni për këtë tani?

Çfarë mund të bëni ju, si udhëheqës, për t'i ndihmuar ata që janë rreth jush të zbatojnë më mirë politikën e brendshme për të komunikuar me përgjegjshmëri? Më poshtë janë katër zgjidhje që mund t’i provoni menjëherë.

1. Kultivoni marrëdhënie strategjike të ndikimit. Mendoni dhe listoni aktorët kryesorë dhe ndikuesit në të gjithë organizatën. Mbani shënime të bisedave tuaja me ta, në mënyrë që të nxisni bashkëpunimin dhe të kuptoni se çfarë ka më shumë rëndësi për ta. Dedikoni kohë për të trajtuar dhe mbështetur idetë, për të kërkuar e nxitur mbështetje dhe të mendoni se çfarë duhet t'i komunikohet secilit. Organizoni biseda me vendimmarrës të tjerë dhe palë të interesuara për t’i informuar e bashkërenduar, në vend që të supozoni se të gjithë janë në të njëjtën mendje me ju.

2. Rrisni pjekurinë profesionale të çdo ekipi ku shihni konflikte. Trajtoni çdo mosfunksionim që shihni dhe ndihmoni në zgjidhjen e konfliktit, në vend që ta injoroni atë, duke shpresuar që do të largohet. Bëhuni zëri neutral dhe zhvilloni aftësinë tuaj si një dëgjues i kujdesshëm, si dhe aftësi për të trajtuar mendime të ndryshme e komplekse në një dialog efektiv, për të mirën më të madhe. Bëhuni personi që krijon zgjidhje kur ka shqetësime ose mendime të ndryshme në ekipin drejtues. Ju mund të punoni për të ndihmuar drejtuesit të dëgjojnë njëri-tjetrin, në mënyrë që ata të ndërmarrin veprime më efektive.

3. Bashkrendoni sisteme, strategji, ide dhe funksione. Kërkoni mënyra për të lidhur dhe bashkrenduar njësitë me njëra-tjetrën. Kultivoni mundësi bashkëpunimi midis dhe ndërmjet divizioneve, departamenteve, zyrave dhe ekipeve. Tregoni kujdes se cilat grupe nuk po komunikojnë me njëri-tjetrin dhe nxisni komunikimin midis tyre.

4. Kërkoni ndihmë nga ekspertë të lidershipit. Kjo mund t'ju ndihmojë të koordinoni zgjidhjen tuaj të personalizuar dhe të siguroni përfitim të qëndrueshëm për organizatën tuaj. Për të përcaktuar nëse ia vlen investimi në bashkëpunimin me një kompani trajnimi, jepini përgjigje pyetjeve të mëposhtme, me ekipin tuaj drejtues dhe vendimmarrësit përkatës:

• Sa prej 10 sfidave kryesore më lart, janë shfaqur aktualisht në organizatën ose ekipin tuaj?
• Në një shkallë nga 1 në 10, sa i fortë është ngërçi ose ndikimi negativ? Sa i rëndësishëm është?
• Si do t’i jepni përparësi çështjeve të shfaqura, nisur nga rëndësia për zgjidhje?
• Sa urgjente janë? Cilat duhet të trajtohen së pari? Kur?
• Çfarë i kushton biznesit nëse vazhdon të ketë këto probleme? (të ardhura, kohë, shpenzime, joefikasitetet, dublim kostosh, humbja e mundësive, etj.)
• A keni autoritetin të merrni një vendim për të bërë diçka në lidhje me të?
• Kush tjetër duhet të jetë në diskutime?
• Nëse do të mund të përballonit ato më të rëndësishmet, çfarë do t'i vlejë organizatës suaj në kursime të kostos, ose në të ardhura ose si vlerë e shtuar?

Pavarësisht se si i afroheni sfidave, është e rëndësishme të ndërmerrni veprime tani. Nëse i injoroni ato apo shpresoni se ato largohen, ose i shmangeni identifikimit dhe zgjidhjes së tyre, ju rrezikoni që këto sfida të zgjerohen, të acarohen dhe të shkaktojnë probleme më të mëdha në të ardhmen.