Para disa ditësh, ndërsa po zhvillonim aktivitetin tonë të konsulencës pranë një prej klientëve tanë, asistuam në disa prej mbledhjeve periodike që ata zhvillonin. Pa dashur të komentojmë mbi cilësinë e organizimit të mbledhjeve dhe arritjen e rezultateve në to, morëm një nxitje për të sjellë këtë artikull nga Liane Davey, e cila jep disa ide se si mund të fillojmë një mbledhje të suksesshme. Është normale që njerëzit të marrin pjesë në mbledhje për arsye të ndryshme, e kryesisht në punë, ku interesat personale dhe të aktivitetit kanë një rëndësi të veçantë. Por si janë mbledhjet apo takimet në organizatën tuaj? Nëse jeni ju që i organizoni ato, a ja arrini të tërhiqni plotësisht vëmendjen dhe angazhimin e pjesëmarrësve, apo të merrni rezultatin e dëshiruar? Shumë njerëz kanë frikë nga mbledhjet, e sidomos nga ato të planifikuara keq. Ne ju ftojmë të vini në zbatim këshillat më poshtë, e kështu të siguroheni që mbledhja e ardhshme të jetë një sukses tjetër i juaji.

* * * * *

Ne të gjithë e dimë se ka një çmim për të paguar kur mund të bësh që në fillim një përshtypje të keqe. Një shtrëngim i ngathët duarsh përcjell besim të ulët. Një kostum i rrudhosur ju bën të dukeni i pasjellshëm. Kur flet më tepër sesa duhet, përcillet ndjesia e paqëndrueshmërisë emocionale. Por a mendoni ndonjëherë për përshtypjen e parë që bëni në mbledhjet tuaja? Shpesh herë, rifillimi i takimeve për ata që vijnë vonë në mbledhje, dërgon mesazhin se pjesëmarrësit kanë më shumë kontroll se sa ju. Çështjet e hapura për diskutim, pa ndonjë qëllim të qartë, rrezikohen të rrëmbehen nga pjesëmarrësit, me një axhendë më të qartë sesa juaja. Monologët vërtetojnë frikën e të gjithëve, se takimi juaj do të jetë po aq i vlefshëm (dhe befasues) sa sikur të shikojnë një orë dokumentar mbi biznesin.

Nëse dëshironi të keni një takim më produktiv, përqendrohuni tek një hapje e mirë. Një fillim i mirë për një takim është me një hapje, e cila: vendos tonin, prezanton temat kryesore dhe siguron një vrojtim të asaj që mund të prisni. Më poshtë janë disa praktika të mira për fillimin e takimit tuaj të ardhshëm:

Bëjeni të qartë qëllimin e takimit. Është për t’u habitur kur shikoni, se sa kohë investohet në takime, ku askush nuk e di pse po ndodh takimi. Mos harroni të shënoni qëllimin e takimit në rendin e ditës dhe pastaj përsëriteni atë në fillim të takimit. Bëni dallimin midis sesioneve të gjenerimit të ideve dhe forumeve vendimmarrëse. Organizoni takime të ndara, të cilat drejtojnë mendimin strategjik afatgjatë, nga ato që nxisin veprim afatshkurtër dhe përgjegjësi.

Jini specifik për qëllimin e çdo pike të rendit të ditës. Edhe pse pikat e rendit të ditës në çdo takim mund të jenë të ngjashme, ato duhet të pasqyrojnë fazat e ndryshme ku ndodhen, dhe prandaj kërkojnë një trajtim shumë ndryshe. Para çdo pike të rendit të ditës, merrni një moment për të sqaruar qëllimin. Nëse qëllimi juaj është gjenerimi i ideve, theksojeni këtë, dhe lehtësoni diskutimin në mënyrën më të përshtatshme. Mos lejoni që anëtarët e ekipit, të cilët janë të orientuar në veprime, të konvergojnë shumë shpejt aty, nëse jeni duke u përpjekur të nxisni të menduarit origjinal. Në të kundërt, nëse një çështje kërkon një vendim, jini të qartë për kriteret e vendimit dhe procesin. Specifikoni nëse të gjithë duhet të votojnë, ose nëse një person zotëron vendimmarrjen dhe po kërkoni rekomandime.

Kërkojuni njerëzve të filtrojnë kontributet e tyre. Një mënyrë tjetër, për të vendosur tonin në fillim të një takimi, është t'i tregoni njerëzve se çfarë niveli angazhimi prisni nga secili prej tyre. Ju mund të citoni hulumtimet shkencore që zbulojnë se inteligjenca kolektive e një ekipi përcaktohet nga pjesëmarrja e anëtarëve të ekipit, në mënyrë të barabartë. Kërkojuni pjesëmarrësve të japin kontributet e tyre, në mënyrë që të marrin pjesë në bisedë si të gjithë të tjerët. Kërkojuni pjesëmarrësve t’i trajtojnë ato thjesht e duke rënë dakord me njëri-tjetrin.

Përsërisni çdo rregull të rëndësishëm. Nëse ekipi juaj ka shpenzuar kohë për zhvillimin e rregullave bazë, të cilat rekomandoj që t’i komunikoni ju në fillim të takimit, për t’i kujtuar të gjithëve për ndonjë rregull tjetër, që akoma se kanë përmendur. Shumë ekipe bëjnë përpjekjen për t’i përcaktuar rregullat bazë dhe pastaj nuk flasin më kurrë për to. Mos i mbitheksoni ato, por zgjidhni një rregull bazë që mendoni se do të jetë veçanërisht i rëndësishëm për diskutimin tuaj.

Ndaleni sjelljen pasive-agresive. Një nga arsyet që takimet janë kaq të urryera është se ato tentojnë të vazhdojnë, por nuk i ekspozojnë problemet reale që duhet të zgjidhen. Shumë ekipe përdorin takimin para mbledhjes dhe takimin pas mbledhjes për të zbuluar çështjet e vështira ose jo të zakonshme. Kjo e bën vetë takimin një humbje kohe të plotë. Adresoni rrezikun e sjelljes pasive-agresive në mënyrë të qartë, duke kërkuar që çështjet të marrin zgjidhje në takim, dhe jo pas tij. Kjo nuk është një qasje e sigurt, por duke bërë thirrje për diskutime të vështira ose kontestuese në fillim të takimit, dhe duke u kërkuar njerëzve të ndajnë pikëpamjet e tyre në mënyrë të sinqertë, do të rriten gjasat që t'i keni çështjet në tryezë, në vend që t'i lini ato për thashetheme nëpër korridore, më vonë.

Vendosni nëse do të zhvilloni tryezë të rrumbullakët. Do të isha i pakujdesshëm nëse nuk do të peshoja temën e debatueshme të tryezave të rrumbullakëta. Me tryezë të rrumbullakët, dua të them pjesën e takimit ku secili pjesëmarrës ndan një përditësim të statusit. Tryezat e rrumbullakta janë të këqia për të ngrënë kohën, duke shtuar pak vlera, dhe duke siguruar një platformë për anëtarët nervozë të ekipi, që vetëm justifikojnë pagën e tyre. Nëse kjo është ajo që po ndodh në tryezat tuaja të rrumbullakta, i hiqni qafe ato. Nëse në të kundërt,  ju jeni të gatshëm për të përcjellë në tryezën tuaj të rrumbullakët adresimin e çështjeve të veçanta, që lidhen me temën e axhendës, atëherë bëjeni atë. Vetëm jini të rreptë me afatet kohore dhe ndaloni këdo që del jashtë temës.

Ka të ngjarë që ju të merrni pjesë në shumë takime. Ka më shumë gjasa që të merrni pjesë në shumë takime të këqija. Ju zakonisht mund t’a dalloni brenda dy minutave të para nëse takimi do të jetë një përdorim i mirë i kohës suaj. Nëse po drejtoni “shfaqjen”, sigurohuni që takimi juaj të bëjë një përshtypje të parë të mirë, duke i përqëndruar të gjithë në vlerën unike që ata duhet të shtojnë, duke theksuar diversitetin e mendimit dhe duke filtruar kohëngrënësit. Bëjeni këtë dhe do të zbuloni se mbledhjet tuaja fitojnë një reputacion të pastër dhe në të vërtetë ndihmojnë për të bërë sa më mirë punën.