Mungesa e komunikimit në vendin e punës, mund të ndodhë në të gjitha nivelet, si ndërmjet menaxhmentit dhe punonjësve, po ashtu edhe ndërmjet të punësuarve. Dështimi për të komunikuar në mënyrë efektive, shpesh çon në konflikte, të cilat mund t'a dëmtojnë organizatën. Por përpara se të vendosni nëse shqetësimi vjen për mangësi në komunikim, është e rëndësishme të analizohet situata. Pikërisht për të kuptuar rëndësinë e analizës mbi mungesën e komunikimit, po ju sjellim sot një artikull nga PhD Art Markman. Lexim të këndshëm!

* * * * *

A ju ndodh që punonjësit të ankohen, se kompania juaj vuan nga mungesa e komunikimit? Dhe që dora e majtë nuk e di se çfarë po bën e djathta?

Ndoshta ai që ankohet, jeni ju. Apo ndoshta, si në shumë kompani të tjera, ju kryeni një sondazh për angazhimin e punonjësve dhe "mungesa e komunikimit", shfaqet në krye të listës, si ankesa më e madhe.

Unë do të doja t'ju sugjeroja se ky problem mund të mos jetë ashtu siç duket. Për të kuptuar pse-në, ne duhet të kuptojmë që ndjesia vjen nga veprimtaria e sistemit të motivimit dhe zonat e trurit, që angazhohen për qëllimet tuaja, dhe që ju nxisin për të vepruar. Dhe shumica e qarkut të sistemit të motivimit, përfshin qendrat e thella në tru, që nuk janë të mirë-lidhura me fushat përgjegjëse të aftësisë tonë për të menduar, në lidhje me veprimet tona. Rrjedhimisht, burimi i ndjesive tona nuk është gjithmonë i qartë për ne.

Kjo do të thotë, se kur pyesni dikë se si ndihen ata, në lidhje me vendin e tyre të punës, njerëzit mund t'ju përgjigjen lehtësisht. Shumica e njerëzve e kanë një ndjesi, nëse ata ndjehen mirë apo keq, për punën dhe kompaninë e tyre. Kur i kërkoni më shumë informacion specifik, në lidhje me atë se çfarë i bën ata të ndjehen mirë apo keq, atëherë njerëzit shpesh kërkojnë kuturu dhe vërdallisen për një arsyetim që të mund të shpjegojnë ndjenjat e tyre. Nëse arsyetimi i shpjegon apo jo këto ndjenja, është vështirë për t'u gjykuar.

Kur kompania ka një vështirësi të veçantë që është duke e adresuar, njerëzit në organizatë mund t'a theksojnë këtë vështirësi të veçantë, si burim i ndjenjave të tyre negative. Kur nuk ka koncepte të dhëna që qarkullojnë vërdallë, atëherë njerëzit kërkojnë për variante të ndryshme. Dhe ky është rasti ku hyn "komunikimi".

Kur diçka ka shkuar keq në punë, njerëzit mund të mendojnë se ata nuk e kanë informacionin e nevojshëm për të marrë një vendim. Mund të jetë informacion në lidhje me shëndetin e kompanisë, statusin e projekteve në njësitë e tjera të biznesit, ose cilësinë e punës së tyre. Për shkak se njerëzit ndjejnë se ju mungon informacioni i nevojshëm, ata fajësojnë mungesën e komunikimit për problemin.

Kur e vlerësojnë komunikimin si problem, menaxherët kërkojnë për mënyra të reja komunikimi për t'u siguruar që informacioni është ofruar. Ata krijojnë email-a të rinj, gazeta, takime, ose kënde njoftimesh. Supozohet, se aksesi më i madh në informacion është zgjidhje.

Para se të hidheni në veprim, ose të filloni një proces, krijoni shumë më tepër punë për veten tuaj. Ndoshta ju ju mendoni se ankesat, në lidhje me problemet e komunikimit, janë si kanarina në minierën e qymyrit. Por më lejoni t'ju sugjeroj se ky është një sinjal se diçka nuk shkon, por në vetvete, ndoshta nuk është ky, problemi. Filloni duke u angazhuar me njerëzit në mënyrë më specifike, bëjini ata të mendojnë për gjërat specifike që kanë shkuar keq. Në vend që të supozoni se shkaku i problemit është mungesa e komunikimit, analizoni situatën, që të kuptoni, se pse njerëzit do të mendojnë se nuk mund të veprojnë në mënyrë efektive.

Për shembull, kohët e fundit kam qenë duke punuar me një grup që ankohej për probleme në komunikim. Kjo ishte një organizatë me rritje të shpejtë, dhe kishin marrë në punë disa punonjës të rinj, por përshkrimet e tyre të punës, ishin të paqarta. Kur kompania ishte e vogël, kishte qenë e lehtë të merrnin punëtorë të rinj, edhe pse përshkrimet e vendit të punës ishin të paqarta, kjo, për shkak se ata do të ishin në gjendje të vëzhgonin se çfarë po ndodhte në të gjithë kompaninë. Tani që organizata ishte më e madhe, kjo nuk mund të ndodhte, dhe punonjësit e rinj mendonin, se ata nuk mund t’a bënin punën e tyre.

Pra, problemi nuk ishte që njerëzit nuk po komunikonin, ashtu si mendonte organizata, në fillim. Problemi ishte, se nuk kishte asnjë strukturë të qartë, e cila të përcaktonte qartë, se çfarë mund dhe nuk mund të bënin, punonjësit. Këtu, fajtori i vërtetë ishte  procesi i Burimeve Njerëzore, që duhej të përditësohej, për të qenë më i qartë në lidhje me përgjegjësitë e punës, dhe jo se organizata në tërësi, duhej të shpenzonte më shumë kohë dhe përpjekje për të komunikuar.

Ndërsa komunikimi i dobët, në përvojën time, është shpesh kurbani  më i lehtë që njerëzit theksojnë, nuk është ky, i vetmi. Prandaj është me rëndësi, të kuptoni kufizimet e aftësive të njerëzve për të raportuar atë që i shqetëson ata, qoftë kjo në biseda kokë më kokë, apo edhe në një sondazh përshtypjesh. Kur ju i bëni njerëzve një pyetje, ata zakonisht duan të japin një përgjigje. Se sa e mirë është kjo përgjigje, varet nga ajo, se çfarë aksesi kanë njerëzit ndaj informacionit, që formon bazën e përgjigjes. Shumica prej nesh bëjnë një punë mjaft sipërfaqësore për të parafytyruar se çfarë na shqetëson në të vërtetë.

Në fund të fundit, është e rëndësishme të mbani mend se kritikat ndaj temave të gjera, si komunikimi, janë simptomë, jo diagnozë. Nga aty, është e rëndësishme të shqyrtoni më nga afër ankesat, për të përcaktuar se cila mund të jetë zgjidhja.