Menaxhimi i ndryshimit gjithnjë e më shumë po merr një rëndësi kritike për shkak të ritmit të shpejtë të zhvillimeve teknologjike, sociale dhe ekonomike. Globalizimi dhe së fundi - antiglobalizimi, dixhitalizimi, ndryshimet politike, klimatike dhe të tjera, janë faktorë që kanë ndryshuar e po ndyshojnë me shpejtësi mënyrën se si organizatat operojnë. Si pasojë, menaxhimi i ndryshimit duhet të jetë fleksibël dhe inovativ, duke përfshirë strategji që ndihmojnë organizatat të përshtaten shpejt. Në qendër të menaxhimit të ndryshimit është fokusi te njerëzit. Shkrimi këtu, nga një grup autorësh, ndihmon në zbatimin e një lidershipi efektiv, ndërtimin e komunikimit dhe mbështetjes për punonjësit, për të tejkaluar rezistencën dhe inkurajuar mbështetjen e ndryshimeve. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Asnjë kompani apo organizatë nuk mund të operojë në të njëjtën mënyrë përgjithmonë. Pavarësisht nëse jeni një startup në rritje të shpejtë ose një korporatë dhjetravjeçare që i përgjigjet ndryshimeve të tregut, ju duhet të përshtateni me përparimin dhe të përmirësoheni. Sa mirë do të mund ta bëni këtë varet nga mënyra se si organizata juaj e zbaton procesin e menaxhimit të ndryshimeve.

Çfarë është menaxhimi i ndryshimit?

Menaxhimi i ndryshimit është një proces i strukturuar për planifikimin dhe zbatimin e mënyrave të reja të funksionimit brenda një organizate.

Shumë disiplina akademike kanë studiuar dhe zhvilluar teori rreth mënyrave më të mira për t'iu qasur ndryshimit në një organizatë. Në qendër të teorive në të gjitha disiplinat është qëllimi për të bërë ndryshimin të ndodhë, pra, për të çuar përpara një organizatë, me mbështetjen dhe bashkëpunimin e plotë të kujtdo që preket prej saj.

Modelet e menaxhimit të ndryshimit pranojnë se ndryshimi nuk mund të ndodhë brenda një pozicioni apo departamenti pa prekur të gjithë organizatën. Teoricienët zhvilluan modelet për t'iu qasur ndryshimit në mënyra që pranojnë efektet e tij në të gjithë organizatën, për t'i përgatitur të gjithë për këto efekte dhe për t'i përfshirë të gjithë gjatë tranzicionit.

Ekzistojnë disa modele të menaxhimit të ndryshimit dhe organizata juaj mund të zgjedhë se cila ka më shumë kuptim për ju. Një nga udhëheqësit më të shquar të mendimit në këtë fushë është John Kotter, profesor dhe ekspert i njohur për Lidershipin dhe Ndryshimin.

Modeli i Kotter për menaxhimin e ndryshimeve përfshin katër parime kyçe dhe tetë hapa.

4 Parimet e Menaxhimit të Ndryshimeve

Katër parimet Kotter mbi ndryshimin përfshijnë:

1. Zgjedhin pak + ndikojnë shumë
2. Duhet të + duan të
3. Mendja + zemra
4. Menaxhimi + lidershipi

Zgjedhin pak + Ndikon shumë

Kush e nxit ndryshimin në organizatën tuaj? A priren vendimet dhe direktivat të vijnë nga i njëjti grup i vogël menaxherësh apo drejtuesish? Këto njihen si ata «pak që zgjedhin» dhe ka rrezik që kjo metodë të ndryshojë.

Të gjithë brenda një organizate ndikohen nga ndryshimi. Janë ata «shumë që ndikohen», grupi më i gjerë i njerëzve që përbëjnë kompaninë tuaj, të cilët duhet të rregullojnë proceset dhe aktivitetet e tyre ditë për ditë për të përshtatur ndryshimin.

Kur direktivat vijnë nga ata pak që zgjedhin apo përcaktojnë, ju anashkaloni hapin e të kuptuarit të asaj që të gjithë të tjerët kanë nevojë për të zbatuar ndryshimin, në mënyrë efektive. Ju gjithashtu humbni mundësinë për t'i informuar e angazhuar ata, kështu që edhe ata të jenë të etur për të mirëpritur ndryshimin kur vjen momenti.

Ftoni përfaqësues nga e gjithë organizata juaj, që të përfshihen në çdo fazë të procesit të ndryshimit – që nga identifikimi i sfidave, planifikimi i përmirësimeve e deri te zbatimi dhe reflektimi.

Duhet të + Duan të

Të përfshini sa më shumë njerëz të ndryshëm është hapi juaj i parë për të lëvizur ndryshimin nga diçka që mendojnë se “duhet” ta bëjnë në diçka që të “duan” ta bëjnë.

Një forcë punëtore e mbushur me njerëz që ndihen sikur duhet të zbatojnë ndryshimet apo nismat është një recetë për vetëkënaqësi. Ekipet e mbushur me njerëz që duan të bëjnë ndryshimin është një formulë për veprim.

Kur njerëzit në organizatën tuaj janë të përfshirë në identifikimin e sfidave dhe rekomandimin e përmirësimeve, ata do të kuptojnë arsyetimin prapa proceseve për ndryshim dhe iniciativave të reja. Ata do të investohen në përmirësim. Ata do të jenë të etur për të ndërmarrë hapat e nevojshëm për të zbatuar dhe për të mbështetur ndryshimet, që e çojnë organizatën tuaj përpara.

Mendja + Zemra

Ju duhet të drejtoni vendimet dhe direktivat për ndryshim në dy drejtime:

·        Mendja: i bën thirrje logjikës, të dhënave dhe arsyes

·        Zemra: tërheq vëmendjen se si ndihen njerëzit dhe çfarë dëshirojnë

Përdorimi i të dhënave të forta pas vendimeve organizative është një gjë e zgjuar, por zbatimi i ndryshimit kërkon më shumë se kaq. Ai kërkon gjithashtu që punonjësit të jenë të frymëzuar nga ajo që ndryshimi do të sjellë, si në punën e tyre të përditshme ashtu dhe në aftësinë e organizatës për të përmbushur misionin e saj.

Kjo do të thotë të gërmoni pak më thellë, kur komunikoni idenë e ndryshimit te punonjësit tuaj.

Ju nuk mund të ndani me ta vetëm se cili është ndryshimi që do ndërmerret dhe si do ta zbatoni atë. Ju gjithashtu duhet të shpjegoni pse-të pas saj, mënyrat se si ajo do të sjellë përfitime për kompaninë, konsumatorët apo klientët tuaj, punonjësit tuaj dhe objektivat, për të cilat ata vijnë në punë çdo ditë për të arritur.

Menaxhimi + Lidershipi

Drejtimi i ndryshimit në një organizatë kërkon si menaxhim, ashtu edhe udhëheqje.

Domethënë, ju duhen të dyja aftësitë teknike për të menaxhuar projektet, për të planifikuar dhe për të mbikëqyrur ecurinë, si dhe aftësitë emocionale për të komunikuar vizionin, për të frymëzuar veprimet dhe për të jetuar me shqetësimet.

Çdo udhëheqës biznesi sigurisht që ka dëgjuar me vëmendje për dallimet midis menaxhimit dhe udhëheqjes – por këtu ne nuk po themi se njëra apo tjetra është më e mirë. Për të bërë ndryshime të efektshme në një organizatë, ju keni nevojë për aftësitë e kombinuara si të menaxhimit, ashtu edhe të udhëheqjes.

Kotter - 8 hapa për të menaxhuar ndryshimin

Procesi me tetë hapa i Kotter për menaxhimin e ndryshimit brenda një organizate përfshin:

1. Krijoni një ndjenjë urgjence. Në vend që thjesht të paraqisni një ndryshim që do të ndodhë, prezantoni një mundësi që ndihmon ekipin të shohë nevojën për ndryshim dhe dëshiron ta bëjë atë të ndodhë.
2. Ndërtoni një koalicion udhëheqës. Grupi i entuziastëve të hershëm do të ndihmojë në komunikimin e nevojave dhe iniciativave për të udhëhequr ndryshimin.
3. Formoni një vizion strategjik dhe iniciativa. Vizatoni një tablo se si do të duket jeta pas ndryshimit. Ndihmojini të gjithë të shohin dhe të presin me dëshirë rezultatin e ndryshimit që po drejtoni, në vend që të përqendroheni në hollësitë dhe detajet e hapave, përpara tyre tani.
4. Rekrutoni vullnetarë. Ju do të keni nevojë për përkrahje masive në të gjithë organizatën, për të zbatuar në mënyrë efektive ndryshimin. Përdorni koalicionin tuaj për të mbajtur lart vrullin dhe ndjenjën e urgjencës, si dhe vazhdoni të komunikoni vizionin.
5. Aktivizoni veprimet duke hequr pengesat. Mësoni shpejt, se ku punonjësit po përballen me sfida gjatë zbatimit të ndryshimit, për shkak të çështjeve strukturore, komunikimit të dobët apo proceseve joefikase dhe largojini ato pengesa për të lehtësuar përparimin.
6. Gjeneroni fitore afatshkurtra. Mbani lart vrullin dhe motivimin duke njohur sukseset e vogla në rrugën e ndryshimit. Vazhdoni të njihni dhe të festoni fitoret e vogla për t'i mbajtur të gjithë të frymëzuar dhe të vetëdijshëm për përparimin tuaj.
7. Përshpejtoni ritmin. Mbështesni edhe më fort ndryshimin, pas disa fitoreve të para të vogla. Përdorini këto suksese si trampolinë për të ecur përpara gjithnjë e më shpejt.
8. Institucionalizoni ndryshimin. Festoni rezultatet e ndryshimeve të suksesshme. Theksoni: Si kontribuojnë proceset apo nismat e ndryshuara në suksesin e përgjithshëm të organizatës? Si vazhdojnë t'i ndihmojnë punonjësit të kontribuojnë në misionin që u intereson?

Në mbyllje

Ndërmarrja e ndryshimeve brenda organizatës mund t'i bëjë njerëzit të pakënaqur, por duke u siguruar që të gjitha palët të kuptojnë pse një ndryshim është i nevojshëm, si ajo u sjell dobi atyre dhe organizatës në tërësi dhe duke i lejuar ata të japin ide dhe kontribut mbi mënyrën e zbatimit të ndryshimit, kjo bën që ekipet të ndihen të investuara në proces.

Ndërtimi i një vizioni të qartë dhe festimi i fitoreve të vogla gjatë rrugës, do të sigurojë që askush të mos mbetet pas e të pyesë veten se çfarë po ndodh, por t'i inkurajojë ata të bëjnë hapin tjetër përpara. Nuk do të kalojë shumë dhe do t'i arrini objektivat tuaja si ekip, por ju mund ta përdorni këtë si një mundësi për të mbledhur informacion mbi procesin në përgjithësi, në mënyrë që herën tjetër gjërat të ecin edhe më mirë.