Shkrimi i javës së kaluar paraqiste një pamje të përgjithshme të Piramidës së Aftësive të Menaxhimit, ndërsa sot, nga F.John Roe, po sjellim të trajtuara më në detaje nivelin e parë të Aftësive të Menaxhimit, që një menaxher duhet të jetë i vetëdijshëm që duhet t’i zhvillojë e përmirësojë vazhdimisht, për të pasur sukses në ushtrimin e detyrave dhe arritjen e objektivave. Javën e ardhshme do të sjellim shpjegime mbi nivelin e dytë të Aftësive të Menaxhimit, që do ju ndihmojnë të ndërtoni dhe drejtoni ekipe të suksesshme e që janë baza e aftësive për të siguruar një rrugë të sigurt për karrierën tuaj. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Niveli i Parë i Piramidës së Aftësive të Menaxhimit tregon aftësitë bazë që çdo menaxher i ri duhet të zotërojë. Është themeli i piramidës së aftësive të menaxhimit, i cili tregon aftësitë që një menaxher duhet të zotërojë për të qenë i suksesshëm dhe tregon se si këto aftësi menaxhuese ndërtohen mbi njëra-tjetrën drejt suksesit.

Aftësitë bazë të menaxhimit

Ekzistojnë katër aftësi themelore të menaxhimit që çdokush duhet të zotërojë për të pasur sukses në kryerjen dhe plotësimin e detyrave menaxheriale. Këto katër aftësi themelore, të zotëruara si duhet ndihmojnë për të planifikuar, organizuar, drejtuar dhe kontrolluar, e të cilat do të trajtohen më në detaje më poshtë.

Planifikimi

Planifikimi është hapi i parë dhe më i rëndësishëm në çdo detyrë menaxheriale. Por gjithashtu, është hapi që shumë shpesh neglizhohet ose anashkalohet qëllimisht. Ndërsa volumi i punës dhe detajet e kërkuara për planifikimin do të ndryshojnë nga një detyrë tek tjetra, të anashkaloni këtë detyrë do të thotë të ecni drejt një dështimi të sigurt, përveç nëse ju vjen në ndihmë fati i verbër.

Nga ky qëndrim vjen edhe shprehja e vjetër e 6 P-ve të planifikimit: Planifikimi Paraprak dhe Përgatitja Parandalojnë Performancën Poshtë.

Megjithëse shumica e njerëzve e lidhin termin planifikim me planifikimin e përgjithshëm të biznesit, e në të vërtetë ekzistojnë tre nivele të ndryshme të planifikimit:

• Planifikim Strategjik
• Planifikimi Taktik
• Planifikimi Operacional

Dhe, lloje të ndryshme planifikimi përdoren për të arritur nivele dhe fusha gatishmërie:

• Planifikimi i fatkeqësive
• Planifikimi i vazhdimësisë
• Planifikimi i krizave
• Planifikimi i kompensimit

Aftësitë bazë të menaxhimit të nevojshme për planifikim efektiv

Këto janë disa prej aftësive që duhet të keni për të planifikuar në mënyrë efektive.

• Të imagjinuarit e një gjendje të ardhshme (vendosja e objektivave)
• Organizimi mendërisht i misionit dhe vizionit thelbësor që do t'ju çojë në gjendjen e ardhshme të dëshiruar
• Përcaktimi i një strategjie të përgjithshme, që do të zbatohet për të shkuar në gjendjen e dëshiruar në të ardhmen
• Zgjedhja e qëllimeve dhe aktiviteteve afatshkurtra që do t'ju çojnë atje.

Organizimi

Një menaxher duhet të jetë në gjendje të organizojë ekipin, detyrat dhe projektet në mënyrë që puna e ekipit të kryhet në mënyrën më efikase dhe efektive. Si një menaxher i ri, ju mund të organizoni një ekip të vogël pune. Por të njëjtat aftësi do të kërkohen më vonë në karrierën tuaj, kur ju duhet të organizoni një departament ose një kompani të re.

Është e qartë se ekziston një mbivendosje ndërmjet planifikimit të punës dhe organizimit të saj. Aty ku planifikimi fokusohet në atë që ju duhet të bëni, organizimi është më operacional dhe është më i fokusuar në atë se si ta kryeni punën më mirë.

Aftësitë bazë të menaxhimit të nevojshme për organizim efektiv

Kur organizoni punën, duhet të:

• Përcaktoni rolet e nevojshme për të përmbushur planin
• Caktoni detyra për rolet
• Përcaktoni burimin më të mirë (njerëz ose pajisje) për rolin
• Merrni burimet dhe t'i shpërndani ato në role
• Caktoni burimet sipas roleve dhe t’i delegoni autoritet dhe përgjegjësi.

Pavarësisht nëse ju është caktuar për të menaxhuar një ekip i vogël ose një projekt, menaxherët e rinj duhet të jenë gjithashtu në gjendje të organizojnë zyra dhe sisteme të dhënash.

Organizoni veten

Mos harroni të organizoni veten. Si një menaxher i ri, ju duhet të jeni në gjendje të organizoni veten, kohën dhe hapësirën tuaj në mënyrë që të jeni sa më efektiv.

Më në fund, do të zbuloni se rrallë është e mjaftueshme të organizoni projekte vetëm një herë. Me ndryshime të vazhdueshme në burime, qëllime dhe faktorë të jashtëm, zakonisht do t'ju duhet të riorganizoheni për t'u përshtatur me to.

Drejtimi

Drejtimi është hapi i veprimit. Ju keni planifikuar dhe organizuar punën. Tani ju duhet të drejtoni ekipin tuaj për të kryer punën. Filloni duke u siguruar që objektivat janë të qarta për të gjithë në ekip. A e dinë të gjithë se cilat janë objektivat? A e dinë të gjithë se cili është roli dhe kontributi i tyre në arritjen e objektivave të ekipit? A kanë ata gjithçka që u nevojitet (burime, autoritet, kohë, etj.) për ta bërë shumë mirë pjesën e tyre?

Tërhiqni, mos shtyni

Ju do të jeni më efektiv në drejtimin e ekipit drejt objektivave tuaj nëse i tërhiqni (i drejtoni) në vend që të shtyni (të qëndroni uluni dhe jepni urdhra). Ju duhet t’i motivoni njerëzit në ekipin tuaj dhe t'i ndihmoni e frymëzoni ata drejt objektivave të ekipit.

Aftësitë bazë të menaxhimit të nevojshme për drejtimin

Kur drejtoni punën e ekipit, ju duhet të:

• Jepni drejtim të qartë në mënyrë që ekipi të ketë sukses
• Siguroheni që anëtarët e ekipit e kanë të qartë rolin që duhet të luajnë që ekipi të ketë sukses
• Jepni sa më pak drejtim ekipit në mënyrë që ekipi të fuqizohet për të pasur sukses
• Siguroni frymëzim dhe ndjekje, duke qenë të pranishëm në mbështetje të ekipit.

Kontrolli

Disa autorë përpiqen ta "zbusin" këtë aftësi bazë të menaxhimit duke e quajtur "koordinim" ose terma të ngjashëm. Megjithatë, emërtimi më i fortë, kontrolli, është thelbësor, në mënyrë që menaxheri të jetë në gjendje të kontrollojë aktivitetet e ekipit.

Në hapat e mësipërm, ju keni planifikuar punën, keni organizuar burimet për ta bërë atë në mënyrë më efikase dhe keni drejtuar ekipin të fillojë punën. Duke përdorur aftësinë e kontrollit, ju monitoroni punën që po bëhet, duke e krahasuar progresin aktual me planin dhe duke verifikuar që ekipi apo organizata po punon ashtu siç është planifikuar.

Nëse gjithçka po shkon mirë, nuk keni nevojë të bëni gjë, përveç monitorimit. Megjithatë, kjo ndodh rrallë. Një punonjës sëmuret, përgatitja e bazës së të dhënave kërkon më shumë kohë nga sa ishte parashikuar, konkurrenti kryesor ul çmimet e tij, një zjarr shkatërron ndërtesën ngjitur dhe ju duhet të riorganizoni gjërat për disa ditë, ose ndonjë faktor tjetër ndikon në planin tuaj.

Rishikimi i Planit

Gjetjet e kontrollit ju diktojnë që të ndërmerrni veprime për të minimizuar ndikimin dhe për ta kthyer aktivitetin në objektivat e përcaktuar sa më shpejt që të jetë e mundur. Shpesh kjo nënkupton kthimin në fazën e planifikimit dhe rregullimin e planeve. Ndonjëherë është i nevojshëm edhe ndonjë ndryshim në organizatë, e ndoshta do t'ju duhet t'i ridrejtoni të gjithë njerëzit drejt objektivave të reja dhe t'i frymëzoni ata. Pastaj, sigurisht, ju kontrolloni zbatimin e planit të ri dhe e ripërshtatni nëse është e nevojshme. Ky cikël vazhdon derisa të përfundoni detyrën.

Aftësitë bazë të menaxhimit të nevojshme për kontroll

Kur kontrolloni punën, duhet të:

• Monitoroni progresin e ekipit dhe projekteve
• Siguroheni që çdo rol të përmbushet nga secili punonjës
• Vendosni standarde për performancën dhe cilësinë
• Ndihmoni ekipin të zgjidhë problemet dhe të heqë pengesat në rrugën drejt suksesit
• Përgëzoni dhe të tërhiqni vërejtje për veprimet e ndërmarra dhe përparimin e ekipit
• Siguroni shpërblime dhe njohje për sukseset dhe përparimin e ekipit
• Bëni rregullime në vendimet e marra në fazat e planifikimit, organizimit dhe drejtimit sipas nevojës.

Menaxherët gjithashtu kontrollojnë mjetet

Në hapin e kontrollit, ju vendosni standarde për performancën dhe cilësinë dhe më pas monitoroni për t'u siguruar që ato janë përmbushur. Ka aq shumë mjete në dispozicion sa ka gjëra që duhet të monitoroni.

• Mjetet e planifikimit: Programet kompjuterike ju ndihmojnë të përpunoni të dhënat dhe planet dhe më pas të përditësoni rregullisht progresin. Programi mund të ndihmojë për të nxjerrë në pah ndryshimet dhe të identifikoni shpejt veprimet korrigjuese që duhet të ndërmerrni.

• Kontrollet financiare: si menaxher, zakonisht do të keni një buxhet. Raportet nga Departamenti i Financës do t'ju bëjnë të ditur se si shpenzimet tuaja (për njerëzit dhe burimet e tjera) përputhen me planin.

• Kontrolli i njerëzve: duhet të siguroheni që të gjithë njerëzit në ekipin tuaj të performojnë siç është planifikuar. Nëse nuk po e bëjnë, ju duhet të gjeni shkakun dhe të ndërhyni për rregullim. A po i kuptojnë objektivat? A i kanë në dispozicion mjetet, burimet apo aftësitë që u nevojitet? A janë objektivat shumë të larta për ta dhe duhen modifikuar? Puna juaj si menaxher do të thotë t'u jepni anëtarëve të ekipit tuaj reagime se si performanca e tyre përmbush planin. Kur është e nevojshme, ju duhet të ndërmerrni veprime korrigjuese. 

E rëndësishme

Aftësitë bazë të menaxhimit: Planifikimi, Organizimi, Drejtimi dhe Kontrolli janë thelbësore për aftësinë e një menaxheri për të përmbushur objektivat e caktuara, projektet dhe produktet e punës, si dhe ecjen përpara për atë pjesë të organizatës për të cilën është përgjegjës. Zotërimi me sukses i secilës prej këtyre aftësive bazë, tregon se jeni në rrugën e duhur për një karrierë të suksesshme menaxheriale.