Është e vërtetë – Ju nuk mund ta përmirësoni diçka, nëse nuk mund ta masni atë. Ju nuk mund ta dini nëse jeni apo jo i suksesshëm, nëse nuk përcaktoni se çfarë është SUKSES dhe nëse nuk e masni sa po i afroheni atij. Me tregues të përcaktuar qartë për suksesin, ju mund të përcaktoni progresin dhe të reagoni për të marrë rezultatin e dëshiruar. Ky është thelbi i një prej çështjeve më të trajtuara nga Peter Drucker, një prej njerëzve të përkushtuar ndaj Menaxhimit. Kur kjo nuk ndodh, ju po e drejtoni aktivitetin tuaj mbi bazën e opinioneve apo hamendësimeve se jeni duke ecur në rrugën e duhur, por kjo shpesh na vendos në situata surprizë. Aq më shumë ndodh kjo në rastet e drejtimit të ekipeve. Shkrimi më poshtë, me autor F. John Reh, jep një informacion mbi treguesit kryesorë të performancës, aq të nevojshëm për përparimin e organizatave. Dhe kjo nuk është rruga e lehtë, por rruga e duhur! Lexim të këndshëm!  

* * * * *

Treguesit kryesorë të performancës (KPI – Key Performance Indicator) janë vlerësime që përdoren për të monitoruar dhe matur efektivitetin. Megjithëse disa prej tyre janë pothuajse universale në biznes (si marzhi neto i fitimit), shumica e industrive kanë gjithashtu treguesit e tyre kryesorë të performancës.

Disa shembuj të KPI-ve

Treguesit kryesor i performancës janë të lidhura ngushtë me objektivat strategjikë të organizatës dhe menaxherët i përdorin ato për të vlerësuar nëse po ecin drejt objektivave ndërkohë që punojnë për arritjen e tyre.

• Një ekip shitjesh mund të ndjekë shtimin e të ardhurave, të ardhurat totale, shtimin e klientëve të rinj, vlerën mesatare të marrëveshjeve dhe numrin e përgjithshëm të marrëveshjeve, për të vlerësuar progresin drejt objektivit mbi të ardhurat e korporatës. 
• Një ekip i shërbimit të klientit mund të masë kohën mesatare të trajtimit të klientit dhe përqindjen e përshtypjeve që rezultojnë me vlerësim pozitiv, në anketimin pas trajtimit. 
• Një grup marketingu mat kontributin e aktiviteteve marketing në gjenerimin e klientëve të rinj dhe shtimin e shitjeve në të ardhurat totale me kalimin e kohës.
• Bizneset prodhuese masin efikasitetin e proceseve dhe treguesve të ndryshëm të cilësisë. 
• Departamentet e Burimeve Njerëzore masin qarkullimin e punonjësve dhe shumë tregues të tjerë, të lidhura me to.

Menaxherët dhe palët kryesore të interesuara i monitorojnë këta tregues me kalimin e kohës dhe rregullojnë planet dhe programet për të përmirësuar KPI-të, në mbështetje të qëllimeve dhe objektivave strategjikë të kompanive. 

Treguesit kryesorë dhe të faktit

Zhvillimi i treguesve të performancës është edhe art edhe shkencë. Objektivi është të identifikohen treguesit që mund të komunikojnë në mënyrë kuptimplotë arritjen e objektivave kryesore.

Treguesit e faktit

• Masin performancën për një periudhë që ka kaluar. Treguesit financiarë janë shembulli klasik i tyre. Treguesit e faktit janë të lehtë për t'u matur, por të vështirë për t'u ndryshuar dhe ato nuk garantojnë se do të ndodhin në të ardhmen.

Treguesit kryesorë

• Përmbajnë udhëzime për rezultatet e ardhshme. Për shembull, një rritje e porosisë për pjesët e makinave sugjeron një rritje të prodhimit dhe shitjeve të makinave të reja në të ardhmen e afërt.

Në shumicën e bizneseve, qëllimi është që të ketë ekuilibër të pranueshëm midis KPI-ve kryesore dhe atyre të faktit. 

Katër sfida në zhvillimin e KPI-ve

Nuk është e lehtë të zhvillohet një grup treguesish të performancës me cilësi të lartë. Menaxherët dhe ekspertët funksionalë punojnë dhe debatojnë së bashku, për të marrë parasysh grupin e duhur të treguesve dhe rëndësinë relative të tyre – e përsëri ka gracka.

1. Nëse strategjia dhe objektivat kryesorë të kompanisë nuk janë të qarta, treguesit e saj priren të fokusohen ekskluzivisht në rezultatet financiare. Mbështetja e tepërt në treguesit financiarë çon në një pamje të pabalancuar dhe jo të plotë të shëndetit të një biznesi.
2. Treguesit që konsiderohen të rëndësishëm nga një fushë e biznesit mund të mos jenë të rëndësishme në fushat e tjera. 
3. Nëse kompensimi lidhet me objektivat kryesorë të treguesve të performancës, atëherë mund të lindin konflikte interesi dhe paragjykime. 
4. Matja dhe raportimi i saktë i treguesve mund të jetë i vështirë ose i pamundur nëse sistemi i brendshëm i raportimit për t'i mbështetur ato, nuk funksionon. 

Një proces i shëndetshëm për identifikimin dhe zbatimin e treguesve kryesorë të performancës përfshin kërkesën që menaxherët dhe kontribuesit e tjerë t’i rishikojnë rregullisht ato. Ky proces rishikimi e korrigjimi kërkon kohën dhe zellin e të gjitha palëve. 

Projektimi i KPI-ve

Kur duhet të përcaktoni se cilat KPI do të ofrojnë informacionin më të vlefshëm për biznesin, bëni disa pyetje për t’u qartësuar e fokusuar:

• A rrjedhin këto KPI nga një strategji e vlefshme?
• A janë të thjeshta për t'u kuptuar?
• A janë ato të rëndësishme, jo vetëm tani, por edhe me kalimin e kohës?
• A janë të përcaktuara qartë?
• A pasqyrojnë me saktësi procesin e biznesit?
• A përfshijnë faktorë ose vlera që biznesi mund t'i kontrollojë ose të ndikojë plotësisht?
• A do të ndokojnë ato në përmirësim?
• A ofrojnë ata reagime të shpejta?

KPI-të janë më të dobishëm kur zbulojnë tendencat me kalimin e kohës, në vend që të kemi një KPI të izoluar. Matja e tyre e saktë, e thjeshtë dhe në mënyrë të përshtatshme mund ta shpërblejë një biznes me informacion dhe udhëzime të dobishme.

Përdorimi i duhur i KPI-ve

Një program performance, i zhvilluar dhe i zbatuar siç duhet, përfshin procese të rregullta rishikimi gjatë të cilave menaxherët dhe palët e tjera të interesuara vlerësojnë kuptimin e rezultateve. Pavarësisht se sa pozitiv është një tregues, ai duhet të analizohet dhe vlerësohet, për të përsëritur apo edhe për të forcuar performancën.

Asnjë tregues i vetëm KPI-je nuk shpjegon se si ndodhi një situatë ose si do të përmirësohet. Megjithatë, një grup i mirëpërcaktuar KPI-sh mund të përfshijë numra, që tregojnë se ku janë përkeqësuar kushtet dhe si mund të përmirësohen ato. Të armatosur me këto njohuri, anëtarët e ekipit mund të ndërmarrin veprime për të forcuar treguesit kryesorë dhe për të nxitur rezultate të përmirësuara në të ardhmen.

Një mënyrë e thjeshtë për të kontrolluar nëse një KPI mund të përdoret siç duhet ose që ofron të dhëna domethënëse është ta vendosni atë përmes filtrit SMART. Çdo KPI është një OBJEKTIV dhe si i tillë, duhet të ketë:

• Një objektiv specifik
• Një mënyrë të përcaktuar për të matur përparimin e tij
• Objektiva të arritshme, realiste
• Rëndësi për biznesin
• Një afat kohor që ka kuptim për kompaninë

Si përfundim

KPI-të janë shumë të ngjashme me instrumentet që masin temperaturën dhe presionin barometrik. Të dini që temperatura është rritur ose ulur mund të jetë interesante, por më e rëndësishme është të dini nëse po afrohet ndonjë stuhi. KPI-të punojnë së bashku, për të ofruar një pamje më të plotë.