Në projekte të rëndësishme, renditja e detyrave, përcaktimi i prioriteteve, afatet kohore dhe personat përgjegjës për kryerjen e tyre, zakonisht udhëhiqen nga Menaxheri i projektit. Ndërsa në zhvillimin e aktivitetit të përditshëm të biznesit, çdo person ka nevojë të përcaktojë përparësitë në kryerjen e detyrave të tij. Nëse mendoni se gjithmonë jeni të zhytur në punë dhe sado që përpiqeni nuk arrini të dilni "mbi ujë", atëherë ky artikull - me autore Wendy McAuliffe, mund të jetë mëse i nevojshëm për ju. Fakti është se nuk jeni vetëm. Të gjithë, në një moment ose në një tjetër, përballen me këtë situatë, por ndonëse dalja prej saj duket e vështirë, nuk është e pamundur. Disa mënyra do t'i mësoni sot, por praktikimi i vazhdueshëm dhe përvetësimi deri në zakon, do t'ju bëjë menaxherë të suksesshëm të kohës. Lexim të këndshëm! 

* * * * *

A ndiheni ndonjëherë sikur jeni duke “rrotulluar pjata”, dhe duke kaluar shpejt nga një detyrë e papërfunduar tek tjetra, duke u përpjekur të mbani të njëjtin ritëm pune, dhe ndërkohë, duke shpresuar që asnjëra prej “pjatave” të mos bjerë në dysheme? Kjo është një mënyrë shumë e lodhshme, stresuese dhe joefektive për të punuar. Vetëm kur jemi në gjendje t'i japim prioritetin dhe vëmendjen tonë të vetme dhe të pandarë punës që kemi në dorë, mund të kemi fokus, të jemi produktivë dhe të kemi liri për të menduar në mënyrë krijuese.

Në fund të fundit, të gjitha kanë lidhje me menaxhimin e kohës dhe aftësinë për të marrë kontrollin e ngarkesës tonë të punës, afatit kohor, dhe prioritizimin e detyrave në mënyrë efektive. Shpesh kur shohim listën e detyrave tona në një kolonë, dhe kohën që kemi në dispozicion për të punuar, në tjetrën, rrallë balancohen të dyja. Për t'i bërë gjërat edhe më keq, koha që kemi ndarë për aktivitet rrallë është e mjaftueshme, dhe nëse e kemi nënvlerësuar, kjo ka një efekt grumbullues tek detyrat e tjera.

Mund të jetë e vështirë të thuash "jo" për gjërat, por vetëm kur jemi vërtet në krye të ngarkesës sonë dhe orarit, jemi në gjendje të shohim qartë se çfarë mund të menaxhojmë dhe çfarë është jorealiste. Ngarkesa e mirë-strukturuar është çelësi për të patur një ditë me të vërtetë produktive. Nëse keni ndjesinë se “ju ka zënë orteku i borës”, dhe kjo gjë ju ndodh përditë, atëherë po ju paraqesim disa ide për t'ju ndihmuar të prioritizoni...

Vizualizoni ngarkesën tuaj të punës

Mund të jetë jashtëzakonisht e dobishme të krijoni një skicë vizuale të projekteve dhe afateve tuaja, për të parë se si krijohen ditët, javët, muajt dhe vitet tuaja. Kjo do t'ju ndihmojë të jeni të sigurt, që orari juaj i punës do të jetë i arritshëm, pa shumë mbivendosje midis projekteve dhe faktorit kohë, për vonesa dhe probleme të paparashikuara.

Ka shumë mënyra të ndryshme për t’a bërë këtë, duke filluar me një faqe të thjeshtë Excel, deri te grafikët e Gantt, diagramet e punës dhe deri te kalendarët e veçantë.

Bëni dallimin mes punëve "të rëndësishme" dhe punëve "urgjente"

Një gabim i zakonshëm me produktivitetin e përditshëm është: të mos vendosni të dalloni detyrat e rëndësishme dhe ato urgjente. Detyrat e rëndësishme kontribuojnë drejtpërdrejtë në rolin dhe përgjegjësitë tuaja të punës, si dhe në funksionimin e biznesit tuaj në tërësi. Detyrat urgjente do të ndikojnë negativisht nëse ato nuk  përfundohen shpejt dhe shpesh janë të lidhura ngushtë me arritjen e qëllimit të dikujt tjetër. Shpesh rreziku është që ne të caktojmë prioritet të panevojshëm ndaj një veprimi urgjent, thjesht sepse duhej të ishte bërë "dje"; ndërsa punët që janë me të vërtetë të rëndësishme spostohen më poshtë në listën e prioriteteve derisa ato të bëhen “urgjente” dhe të arrijnë pikën e krizës.

Modeli i menaxhimit të kohës, nga Covey, përdor katër kuadrate të ndryshme dhe ju lejon të përcaktoni përparësitë në lidhje me rëndësinë dhe urgjencën e punëve, duke ju ndihmuar të vendosni nëse keni nevojë të adresoni menjëherë një detyrë ose nëse mund ta shtyni atë.

Për t'ju ndihmuar të përcaktoni rëndësisë së një detyre, pyesni veten: "A do të më çojë kjo detyrë më afër arritjes së qëllimeve dhe/ose objektivave të punës?"

Për të përcaktuar urgjencën e një detyre, pyesni veten: "Cili do të ishte ndikimi po të mos e bëja këtë punë sot/nesër/këtë javë?"

Ndajini ditët tuaja në periudha kohore

Koha mund të përdoret në mënyrë më efektive nëse ndahet në pjesë të vogla. Në varësi nga natyra e punës suaj, ju mund të zgjidhni thjesht të merrni në konsideratë mëngjesin, pasditen dhe mbrëmjen; ose mund të preferoni që t’a ndani ditën sipas orëve, ose sipas teknikës Pomodoro, e cila e ndan ditën në intervale 25 minutëshe pune, me disa pushime të shkurtra. Përdorimi i njërës prej këtyre teknikave do t’ju ndihmojë që t’a bëni ditën e punës dhe detyrat që ju caktoni për çdo periudhë kohore të duken më të menaxhueshme.

Çojini gjëra një hap më tej. Ju gjithashtu mund të planifikoni një punë të veçantë duke e lidhur me ritmin natyror të trupit tuaj, në mënyrë që të bëni sa më shumë punë në atë kohë të ditës, kur jeni më energjikë, të vëmendshëm dhe sa më pak të hutuar. Kur vjen puna për të bërë punë njohëse e studimore, për shembull, shumica e të rriturve performojnë më mire para dreke.

Përqëndrohuni në një detyrë

Truri ynë është projektuar për të trajtuar një detyrë njohëse në një kohë. Ndërkohë që disa individë mund të krenohen me aftësinë e tyre për të bërë shumë gjëra njëherësh, ajo që ata bëjnë në të vërtetë, është kalimi me shpejtësi nga një detyre tek një tjetër, duke mos i dhënë asnjërës vëmendjen e duhur. Kjo mund të na ngadalësojë, ndërsa truri ynë luan vazhdimisht lojën “të kapa”, por në vend të kësaj mund të jetë shumë më produktiv dhe efektiv nëse fokusohet në një punë në një kohë të caktuar.

Shmangni proceset në seri ose metodike

Një nga pengesat më të mëdha në produktivitetin e përditshëm është mërzia, ose monotonia. Ndërkohë që mund të filloni një projekt të ri, të mbushur me ide dhe entuziazëm, me kalimin e kohës, është e lehtë të bjerë ritmi dhe të humbisni interesin nga qëllimin kryesor. Një mënyrë për të siguruar që të qëndrojmë energjik dhe të përqendruar në një projekt të madh, është ta mbajmë atë argëtues dhe angazhues, çdo ditë. Kjo mund t’ju ndihmojë për të shmangur proceset shumë metodike, ndaj të cilave truri ynë  e humbet interesin. Në vend të kësaj, mund të jetë më efektive të planifikoni procese paralele, ku ndoshta anëtarët e tjerë të ekipit punojnë në elemente të tjera të projektit në të njëjtën kohë, në mënyrë që bashkëpunimi të ndodhë më shpejt. Në këtë mënyrë ju do të jeni më të shtyrë nga detyrat tuaja të përditshme pasi do të jeni më të apasionuar për pamjen e madhe dhe rolin tuaj brenda saj.

Mbani një regjistër të çdo dite pune

A keni përfunduar një ditë pune duke ndier se keni qenë të zënë me punë, por jo efektiv? Nëse nuk jeni të sigurt sa kohë ju marrin detyra të veçanta, mund të jetë një ushtrim i dobishëm të masni kohën që ju duhet për çdo punë dhe të mbani shënime për një periudhë një javore. Kjo do t'ju mundësojë të shihni se cilat detyra ju marrin më shumë kohë se sa duhet, dhe se si ndryshon vëmendja juaj sa herë që ju ndërpresin apo ju thërrasin në mbledhje, për shembull.

Nëse ky provon të jetë ushtrim i frytshëm, mund t'ja vlejë të krijoni një mjet për menaxhimin e kohës si aplikacioni Harvest, të cilin mund ta përdorni çdo ditë. Duke ecur përpara, kjo jo vetëm që do t'ju ndihmojë të vendosni afate më realiste për secilën prej detyrave tuaja, por gjithashtu do të bëjë që koha juaj të përdoret në mënyrë më efektive.

Mos harroni rregullin 80:20

Në përgjithësi, mund të jetë një rregull i dobishëm për t’ju kujtuar se 80% e punës tuaj kontribuon në më pak se 20% të vlerës së saj. Në baza ditore është e rëndësishme të siguroheni që të prioritizoni 20% më të rëndësishmet e ngarkesës tuaj të punës, duke trajtuar më parë detyrat më të rëndësishme, ndërsa performanca juaj është e lartë dhe ju jeni në kulmin e veprimtarisë tuaj.