A keni marrë pjesë ndonjëherë në ndonjë trajnim, duke dedikuar kohë e pritshmëri të larta, por që ka rezultuar në një trajnim të mërzitshëm, aspak interesant, ose edhe më keq, i pa rëndësishëm? Nëse përgjigja juaj është po, nuk jeni vetëm. Problemi është se drejtuesit e organizatave apo ekipeve shpesh e mendojnë trajnimin si një aktivitet thjesht motivues (gjë që është pjesërisht e vërtetë), pa u fokusuar në nevojat konkrete të anëtarëve të ekipit, e në këtë rast nuk do të zgjidhë problemet e shfaqura. Në eksperiencën e ProspecTime, intervistimi i punonjësve dhe testimi i aftësive të tyre është baza për një vlerësim të nevojave për trajnim. Këtë çështje trajton edhe artikulli këtu, me autore Laura Croston. Ajo prezanton një proces me pesë hapa, për një vlerësim sa më profesional të nevojave për trajnim. Nëse ju e bëni këtë, ju jeni tek më të mirët, përndyshe ju ftojmë të mësoni. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Ju e kuptoni menjëherë kur organizata juaj po përballet me disa vështirësi – gabimet, rënia e efikasitetit, paqëndrueshmëria, rënia e të ardhurave dhe humbja e klientëve dhe shumë të tjera tregojnë aq shumë për këtë. Pyetja është, çfarë duhet të bëni për t'i adresuar këto probleme?

Zgjidhja e parë që na bie në mend është pothuajse gjithmonë “trajnimi”, dhe ky është një fillim i shkëlqyer! Por, kush duhet të trajnohet? Në çfarë drejtimi - dhe në çfarë niveli? Në cilin format ose formate? Këto pyetje - dhe përgjigjet e tyre - janë të gjitha pjesë e një vlerësimi efektiv të nevojave të trajnimit, një proces ky, me pesë hapa.

Hapi 1: Përcaktoni rezultatet e dëshiruara

Nuk është e mjaftueshme të thoni: "ne kemi një problem - le t'i trajnojmë të gjithë". Përkundrazi, duhet të kuptoni saktësisht se ku gjërat nuk po funksionojnë ashtu siç dëshironi, ose ku keni nevojë për to dhe çfarë duhet për të arritur suksesin në ato zona. Për shembull, ju mund të dëshironi të përmirësoni mbajtjen e klientit me 5%, të ulni kohën e bisedës telefonike nën pesë minuta ose të rrisni blerjet mujore të klientit me 15%.

Takohuni me drejtuesit e ekipit, menaxherët, mbikëqyrësit dhe palët e tjera të interesuara, për të vendosur treguesit për suksesin e nismës tuaj të trajnimit. Pasi të përcaktoni cilat janë qëllimet dhe objektivat tuaja, ju mund të identifikoni sjelljet që duhet të ndryshojnë, për t'i arritur ato.

Hapi 2: Identifikoni pikat specifike të problemit dhe mangësitë

Në hapin tjetër, ju përputhni rezultatet e dëshiruara e të suksesshme me përmirësimin e veprimeve, informacionit dhe aftësive që i mbështesin ato. Për ta bërë këtë, ju do të duhet të detajoni detyrat dhe proceset të lidhura me rezultatet, në mënyrë që të mund të përcaktoni pikat specifike që duhet të adresohen.

Për shembull, nëse dëshironi që të ulni numrin e telefonatave në sektorin mbështetës, ju duhet të shikoni se çfarë e shkakton numrin e lartë të telefonatave, që po merrni aktualisht. Problemi mund të qëndrojë tek edukimin që klientët marrin për produktin tuaj, me nivelin dhe shpeshtësinë e komunikimit proaktiv midis menaxherëve të klientëve dhe kontakteve të klientit, me mënyrën sesi dokumentohen ose se si ndiqen thirrjet, ose një kombinim i të gjitha këtyre - dhe më shumë.

Ka disa mënyra për të identifikuar fushat që kërkojnë përmirësim. Këtu janë disa nga më të zakonshmet dhe efektivet:

• Vëzhgimi dhe vlerësimi - Drejtuesit e ekipit dhe menaxherët / mbikëqyrësit vëzhgojnë punonjësit, për të identifikuar fushat e përbashkëta të vështirësisë, për t'i përqendruar trajnimet në fushat që do të kenë ndikimin më të madh.
• Sondazhet - Punonjësve u kërkohet të komentojnë fushat ku do të donin më shumë trajnime, burime dhe mbështetje.
• Vlerësimi i të dhënave - Të dhënat e disponueshme dhe të mbledhura rishikohen për të përcaktuar nëse ka gabime që ndoshin zakonisht, mospërputhje ose çështje që mund të adresohen nga trajnimi.
• Vlerësimet e Trajnimit - Organizatat e trajnimit ose vetë trajnerët ofrojnë vlerësime, të thjeshta për t’u administruar, që mund të zbulojnë fushat për fokus trajnimi.

Hapi 3: Përcaktoni sjelljet, njohuritë dhe aftësitë e dëshiruara

Pasi të dini se cilat janë problemet specifike që duhet të adresohen, ju mund të përputhni temat e trajnimit me boshllëqet e identifikuara të aftësive.

Për ta bërë këtë, së pari duhet të krijoni një listë të njohurive, cilësive dhe aftësive, që i duhen secilit punonjës që do trajnohet, për të përmbushur objektivat e përcaktuara. Së dyti, ju duhet të përcaktoni se si të vlerësoni nëse trajnimi ka qenë i suksesshëm në nivelin individual, pra një mënyrë për të vlerësuar se aftësitë dhe kompetencat e identifikuara janë arritur në shkallën e kërkuar. Këta tregues për sukses shprehen si një seri objektivash mësimore, të përshtatura për secilin problem dhe rezultatin e dëshiruar të biznesit.

Hapi 4: Vendosni Afatet dhe Prioritetet e Trajnimit

Pasi të dini se cilat çështje duhet të adresohen, vendosni axhendën e plotë të trajnimit. Së pari, përcaktoni datën e synuar të përfundimit të iniciativës në tërësi, dhe pastaj rendisni përparësitë për grupet dhe/ose seancat individuale, si dhe një orar përkatës për secilën. Prioriteti duhet të përcaktohet nga një kombinim i urgjencës dhe rradhës, që do të thotë se duhet të merret parasysh të dyja, në varësi se sa shpejt ju duhet të shikoni rezultatet nga departamenti i caktuar – e po kështu të respektohet varësia (një trajnim duhet të ndodhë përpara se të mund të bëhet trajnimi tjetër).

Hapi 5: Zgjidhni Vlerësimin e Nevojave të Trajnimit dhe Formatet

Tani që e dini se cilat janë qëllimet tuaja, kush duhet të trajnohet, çfarë programi dhe sa shpejt duhet të përfundojë ai, ju mund të zgjidhni se si dëshironi të administroni trajnimin. Disa programe, audienca dhe afatet kohore shërbehen në mënyrë më efektive nga disa metoda, mbi të tjerët. Trajnimi në internet, simulimet e bazuara në kompjuter, programet e vetë-drejtuara audio dhe video dhe seancat virtuale dhe të drejtuara nga instruktorët janë të gjitha opsione të mira, në varësi të nevojave dhe rrethanave.

Burimet tuaja të mësimit dhe zhvillimit - brenda organizatës ose nëpërmjet këshillimit - mund t'ju ndihmojnë të zgjidhni kursin e duhur e të përshtatshëm për organizatën dhe projektin tuaj.

Me pak fjalë

Një program i mirë trajnimi kërkon një vlerësim të plotë dhe gjithëpërfshirës të nevojave për trajnim. Fillimi i një iniciative trajnimi pa diskutim me të tjerët, e bën praktikisht të pamundur që ju, punonjësit tuaj dhe organizata të keni sukses. Në të kundërt, një plan trajnimi i përgatitur mirë i bazuar në analiza të qarta dhe vlerësim gjithëpërfshirës ju ndihmon të kuptoni më mirë problematikat dhe organizatën tuaj, në mënyrë që të nxisni angazhimin më të lartë të punonjësve, përmirësimin e performancës dhe rritjen e produktivitetit - e cila siguron një kthim të matshëm dhe thelbësor të investimit tuaj.