Kur filluam të ofronim shërbimet tona të konsulencës pranë bizneseve, disa vjet më parë, në shumë pak prej tyre kemi gjetur të organizuar një departament të Burimeve Njerëzore (BNj). Prej atëherë, gjithnjë e më shumë drejtuesit e bizneseve po kuptojnë rëndësinë e departamentit të BNj për ndërtimin e një organizate të suksesshme. Por ky interesim, shpesh shoqërohet me pasigurinë e përfitimeve që i sjell organizatës ky departament, pasi nuk është e thjeshtë dhe e lehtë të vihet re efektiviteti i tij. Artikulli në vijim, me autore Susan M. Heathfield ofron një këndvështrim lidhur me rolin, funksionin dhe treguesit e matshëm të efektivitetit të departamentit të BNj në biznesin tuaj. Menaxhimi i BNj është art dhe shkencë në të njëjtën kohë. Matja e treguesve do t’ju ndihmojë të merrni vendime të drejta, për rezultat më të lartë si për kompaninë edhe për punonjësit tuaj. Lexim të këndshëm!

* * * * *

A jeni të interesuar se si të matni ndikimin e udhëheqjes, menaxhimit, veprimeve, politikave dhe ndihmës së BNj në organizatën tuaj? Një komponent i rëndësishëm i planifikimit të aktivitetit të BNj është identifikimi i treguesve të BNj.

Qëllimi i treguesve të Burimeve Njerëzore

Kur mendoni të masni performancën e departamentit tuaj të BNj, organizimi i grupit të treguesve të duhur përbën gurin e themelit. Kjo zgjedhje duhet të drejtohet nga dy faktorë.

1. Dëshira për të kontribuar në suksesin e përgjithshëm dhe në arritjen e objektivave më të rëndësishme të organizatës suaj. 
2. Dëshira për t'i siguruar departamentit të BNj disa tregues që të mund t'i përdorni për një përmirësim të vazhdueshëm.

Kështu, në një rast, disa drejtues të lartë të një kompanie thirrën konsulentin e tyre, për të pyetur mbi ecurinë e treguesve për programet e trajnimit që kishin zhvilluar. Ajo çka biseduan kishte të bënte me faktin e vlerësimit të efektivitetit të aktiviteteve të ofruara nga trajnimi dhe këshillimi, duke përdorur metodën e gabuar, atë të matjes së veprimeve dhe jo rezultateve.Ata propozuan që llogaridhënia e konsulentit të konsistonte në numrin e trajnimeve që do zhvillonin, numrin e punonjësve që do të merrnin pjesë në këto trajnime dhe shifrat e progresit që punonjësit do të realizonin në fushat e tyre të punës. Konsulenti sugjeroi se mund të fillonte të punonte me ta me treguesin e tretë, pasi dy të parat nuk kishin asnjë lidhje me rezultatet që dëshironin të arrinin.

Si ndikojnë treguesit e Burimeve Njerëzore?

Kjo histori duket se përsëritet shpesh në organizata të ndryshme. Një pjesë e problemit qëndron se anëtarët e stafit të BNj janë kaq të zënë me ofrimin e shërbimeve, saqë mbledhja e të dhënave dhe matja e suksesit dhe performancës, është bërë gati e pamundur. Të paktën për kompanitë e vogla dhe të mesme, kjo është e vërtetë.

Kompanitë dhe organizatat më të mëdha mbledhin më shumë të dhëna, por shpesh kanë më pak nevojë për të parë performancën e stafeve. Shumë nga kompanitë dhe organizatat më të vogla janë aq të kënaqura që kanë një ekip që merret me punonjësit, saqë nuk marrin mundimin as të kërkojnë tregues për Burimet Njerëzore.

Një nga treguesit mbi të cilin Burimet Njerëzore mbledhin të dhëna është kostoja për punësim (kryesisht kur menaxhojnë buxhet për këtë qëllim – shënim i ProspecTime). Në Strategjinë e menaxhimit të BNj ky është një standard i ri për matjen e kësaj kostoje. Dhe juve do t’ju pëlqente të dinit se çfarë nënkupton ky tregues në organizatën tuaj.

Një tregues tjetër që organizatat duhet të marrin në konsideratë është koha për të punësuar. Por, ajo që ju ndodh është se ju nuk i kontrolloni dot të gjithë faktorët që ndikojnë në krijimin e afatit kohor. Matja e kohëzgjatjes së procesit të punësimit ju jep një bazë për përmirësim në të cilin mund të kërkoni ndihmën e të tjerëve.

Në përgjithësi, ju nuk dëshironi të filloni një proces trajnimi dhe përmirësimi të vazhdueshëm pa përcaktuar më parë rezultatet e dëshiruara. Ndonjëherë, ju jeni shumë të sinqertë dhe gjykoni që ofrimi i zhvillimit të menaxhmentit ka të bëjë me idetë dhe progresi (jo domosdoshmërisht, lehtësisht i matshëm) është skicuar në planin e zhvillimit të performancës së secilit menaxher.

Shumë organizatat janë të njohura për matjen e ndikimit të procesit të përmirësimit të vazhdueshëm në uljen e kostove dhe përmirësimin e proceseve të punës në periudha kohe ose sipas hapave të përfshirë. Në një shembull, një departament prej tetë punonjësish të BNj përcaktoi hapat për procesin e punësimit. Ata zbuluan se për të punësuar një punonjës i duheshin 248 hapa. Duke analizuar hapat, ata përcaktuan se shumë prej tyre ishin të domosdoshme ose duheshin përmirësuar më tej.

Pak më vonë, u vu re se ata kishin eliminuar gjysmën e hapave, megjithatë gjithë ky proces kërkonte të njëjtën kohë. Problemi që ata zbuluan ishte fuqizimi. Kjo, pasi drejtuesi i BNj kërkonte rreth 10 ditë kohë për dhënien e miratimit mbi punësimin, në momente të caktuara të procesit të punësimeve.

Dokumentet prisnin në tavolinën e tij për ditë të tëra dhe stafi nuk kishte leje të vazhdonte pa firmën e tij. Prioriteti i tij ishin drejtuesit e lartë dhe kjo krijonte ngecje. Pasi vendimmarrja kaloi tek stafi i tij, menaxherët e punësimit në mbarë kompaninë ishin të emocionuar me përmirësimin e kohës së punësimit.

Masni performancën e Burimeve Njerëzore në biznes

Ju patjetër dëshironi të masni treguesit e BNj, jo vetëm për efikasitetin dhe cilësinë e departamentit dhe shërbimeve të tij, por edhe për ndikimin e punës së departamentit, në biznesin në tërësi. Këto janë tregues që do të tërheqin vëmendjen e drejtuesve ekzekutivë dhe menaxhmentit të lartë.

Dr. John Sullivan, një lider i respektuar i mendimit në fushën e BNj shprehet se: “Fatkeqësisht, shumica e atyre që krijojnë treguesit e rekrutimit të Burimeve Njerëzore nuk e kuptojnë vërtet mendësinë strategjike të drejtuesve. Dhe, si rezultat, treguesit që u raportohen drejtuesve të lartë duken si të parëndësishëm. Kjo për shkak se drejtuesit janë të fokusuar në objektivat strategjike të organizatës. Pra, nëse treguesit tuaj nuk mbulojnë drejtpërdrejt dhe pa mëdyshje objektivat strategjike si rritja e të ardhurave, produktiviteti ose inovacioni, ato thjesht nuk do t'i shtyjnë drejtuesit të veprojnë.”

Sullivan rekomandon që departamentet e BNj të masin dhe ndajnë faktorë të tillë, si:

-       Të ardhurat për punonjës: Ky tregues është pranuar gjerësisht nga drejtuesit e lartë si treguesi standard i produktivitetit të fuqisë punëtore. Ai fokusohet në vlerën e prodhimit të fuqisë punëtore të një organizate.

• Përmirësimi i cilësisë së punësimeve të reja (përmirësimi i cilësisë së punësimit): Sullivan thotë: "Përqendrohuni në ato punë që maten në vlerë ose me tregues sasiorë si shitjet apo të tjera të ngjashme."
• Humbja e punonjësve më të mirë në pozicionet kryesore dhe me vështirësi zëvendësimi.
• Anketimi i punonjësve për të identifikuar se cilat programe të BNj ndihmojnë në rritjen e produktivitetit, cilësisë ose ndonjë faktori tjetër kyç në aktivitetin e organizatës suaj.
• Arritja (në %) e objektivave të planit strategjik të Burimeve Njerëzore.

Si të vendosni se cilët tregues duhet të masni në Burimet Njerëzore

Për shkak të numrit të funksioneve që ofron departamenti i BNj, nuk është e mundur të matet gjithçka që bëni. Në zgjedhjen e asaj që duhet matur, vlerësimi i nevojave të biznesit në organizatën tuaj që do t'ju japë përgjigje mbi atë që punonjësit, kolegët dhe drejtuesit tuaj besojnë se janë treguesit tuaj më të rëndësishëm të BNj.

Një mundësi e dytë është të shikoni se cilat procese janë kritike për suksesin e organizatës suaj. Mundësia e tretë është të përcaktoni se cilat procese të BNj i kushtojnë më shumë para organizatës suaj. E katërta është të përcaktoni se cilët tregues të BNj do t'ju ndihmojnë të zhvilloni më me sukses aftësitë dhe performancën e punonjësve tuaj.

Me këta faktorë, zhvilloni një tabelë objektivash të realizueshme të BNj, ose Treguesit Kryesorë të Performancës (KPI) dhe filloni të përcaktoni mënyrën e matjes së secilit prej tyre. Filloni me disa tregues dhe mos e mbingarkoni kohën dhe stafin tuaj. Është më mirë të maten vazhdimisht një ose dy operacione, sesa të përdoren keq treguesit e BNj.

Shembuj se çfarë treguesish masin departamentet e Burimeve Njerëzore

Këtu janë disa shembuj treguesish specifikë, që departamentet e BNj mund të matin. Dhe këto janë disa prej fushave që mund të merrni parasysh për zhvillimin e treguesve tuaj të BNj:

• Kostoja e punësimit
• Koha e punësimit
• Shkalla e dështimit të punësimeve të reja
• Punësimi në role të ndryshme në marrëdhënie me klientët
• Shkalla e qarkullimit të punonjësve
• Kostoja e qarkullimit të punonjësve
• Qarkullimi i parandalueshëm i punonjësve
• Aplikimet e marra për punonjësit aktualë në javë
• Realizimi i planeve të zhvillimit të performancës ose e vlerësimeve aktuale
• Kostoja e aktiviteteve të trajnimit dhe zhvillimit në lidhje me arritjen e objektivave të kompanisë
• Kënaqësia e punonjësve
• Kohëzgjatja e punësimit
• Komponentët e sistemit të kompensimit, si përfitimet për punonjës

Sa më konkretisht të përshtaten treguesit tuaj të BNj me objektivat e kompanisë tuaj, aq më mirë do t'ju shërbejnë këta tregues, si juve ashtu edhe organizatës suaj.