Shkrimi që po sjellim sot, trajton një temë e cila shpesh është një dhimbje koke për menaxherët. Por është detyrë dhe nevojë parësore e tyre të ndërtojnë ekipe të suksesshme dhe të motivojnë punonjësit për arritjen e objektivave e përmirësimin e vazhdueshëm të performancës. Ndërkohë, për arsye nga më të ndryshmet ju mund të keni në ekipet tuaja punonjës “as ma ndjen fare” ose edhe punonjës të shkëlqyer por toksikë, që me qëndrimin, sjelljen apo veprimet e mosveprimet e tyre shkelin disiplinën organizative dhe dëmtojnë jo vetëm frymën e bashkëpunimit, por deri kulturën organizative dhe imazhin e organizatës. Dhe në këto raste duhet një ndërhyrje e vendosur dhe rezultative nga ju, si menaxherë të drejtpërdrejtë, sipas një procesi disiplinor e të përcaktuar qartë. Nëse ju e keni një të tillë, bëjani të ditur punonjësve tuaj, përndryshe ndërtojeni atë sipas modelit më poshtë dhe mos hezitoni ta zbatoni me korrektësi. Punonjësit e përkushtuar do t’ju vlerësojnë për këtë. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Veprimet disiplinore ose qortimet janë për fat të keq një pjesë e punës së menaxhmentit në organizata.

Ju pëlqen apo jo, do të ketë raste kur është e nevojshme të disiplinoni një punonjës, qoftë për çështje të performancës apo ato të sjelljes.

Ne jemi këtu për ta zhvilluar procesin me sa më pak dhimbje. Gjithashtu ju mund të mësoni se kur është e përshtatshme t’i jepni një vërejtje me shkrim një punonjësi dhe çfarë hapash mund të ndërmerrni për të disiplinuar një punonjës në mënyrë të kujdesshme.

Cilat janë hapat për të disiplinuar një punonjës?

Në disa raste, paralajmërimet verbale dhe me shkrim nuk janë të mjaftueshme për të krijuar ndryshimin që dëshironi tek punonjësit tuaj. Organizata juaj, veçanërisht departamenti i B. Njerëzore (BNj) dhe menaxherët e përfshirë, duhet të kenë një proces disiplinor për të adresuar çështjet e performancës dhe sjelljes dhe t’i përdorin këto hapa për të disiplinuar një punonjës.

Nëse nuk keni krijuar ende një proces disiplinor mund ta krijoni atë, në përputhje me nivelin e shkeljes dhe masat përkatëse disiplinore. Procesi ynë disiplinor fillon me shkeljet e vogla disiplinore, për të cilat mund të reagoni duke dhënë opinionin tuaj nëpërmjet komunikimit të zakonshëm, më pas duke kryer biseda informale kokë më kokë dhe deri në tërheqjen e vëmendjes me gojë (paralajmërimi verbal). Në rastin e shkeljeve disiplinore të përsëritura, apo ato pa pasoja të rënda, pas paralajmërimit verbal, ndërmerret paralajmërimi me shkrim. Kur vërehen raste serioze dhe me pasoja për të tjerët dhe organizatën, masat disiplinore shkallëzohen në pezullim nga puna dhe/ose pezullim me qëllim hetimi dhe mbledhje të fakteve. Nëse vërtetohet shkelja e rëndë masa e fundit disiplinore është ndërprerja e marrëdhënieve të punës.

Në fakt, shumica e organizatave përdorin këto katër lloje masash disiplinore në vendin e punës:

1. Paralajmërim verbal

Kur lind një problem, duhet të zhvillohet një bisedë serioze midis menaxherit dhe punonjësit. Kjo bisedë mund të zgjasë deri në një orë për të siguruar që punonjësi të kuptojë seriozitetin e situatës.

Këtu rekomandohet të përshkruani sjelljen ose performancën e pritshme dhe të shpjegoni se si sjellja ose performanca aktuale e punonjësit nuk është në përputhje me atë pritshmëri. Paraqisni fakte konkrete e të drejtpërdrejta, në mënyrë që punonjësi të mos ndiejë se ato janë subjekt i njëanshmërisë, si dhe jepini punonjësit mundësinë për të shpjeguar gjërat nga këndvështrimi i tij.

Shpjegojini punonjësit se keni mbajtur shënim bisedën dhe, nëse punonjësi nuk tregon përmirësim, kjo do të pasohet nga një paralajmërim zyrtar me shkrim, që do t'i dërgohet B. Njerëzore. Biseda duhet të dokumentohet me datën, orën dhe vendin, si dhe temën e bisedës dhe çdo kusht të rënë dakord.

2. Paralajmërimi me shkrim

Nëse problemi vazhdon, do të duhet të zhvilloni një bisedë të dytë dhe të dokumentoni plotësisht ndërveprimin. Punonjësit duhet t'i paraqiten arsyet pse sjellja e tij është problematike dhe si dhe pse pritet që të ndryshojë.

Përshkruani cili është problemi (ose çfarë ka ndodhur) dhe mënyrat për ta rregulluar atë. Për më tepër, do të duhet të përfshini të gjitha pritshmëritë tuaja si dhe pasojat e mundshme për mosveprim – e po kështu edhe një afat kohor të qartë për përmbushjen e pritshmërive. Jepini punonjësit një kopje të këtij paralajmërimi me shkrim dhe një kopje tjetër B. Njerëzore për dokumentacion.

3. Pezullimi dhe plani i përmirësimit

Hapi i tretë në procesin e disiplinimit të punonjësve përfshin kërkesën ndaj punonjësit që të mos vazhdojë punën dhe të zhvillojë një plan përmirësimi të sjelljes ose të përmirësimit të progresit. Jepini punonjësit kohën e nevojshme, si një shans përfundimtar për të reflektuar mbi atë që ka ndodhur, si dhe për të vendosur nëse dëshiron të bëjë përpjekje për t'u përmirësuar. Rishikoni planin e përmirësimit dhe bëni ndryshime aty ku është e nevojshme. Nëse punonjësi dështon ose refuzon të krijojë një plan përmirësimi, ndërmerrni hapa për ndërprerjen e marrëdhënieve të punës.

Si pjesë e planit tuaj të përmirësimit të veprimit, ju dhe punonjësi juaj duhet të përcaktoni objektivat që punonjësi pritet të arrijë. Për këtë, mund të ndërtoni një grafik të detajuar me afate konkrete kohore për secilin objektiv apo qëllim.

4. Ndërprerja e marrëdhënieve të punës

Nëse keni ndjekur hapat e mësipërm dhe ende punonjësi nuk ka treguar përparim ose vazhdon të përsërisë sjellje të papranueshme, ky hap i fundit në procesin e disiplinimit të punonjësve nuk duhet të jetë surprizë për asnjë nga palët e përfshira. Tre hapat e mëparshëm kërkojnë dokumentacion të detajuar, i cili në vetvete, duhet të sjellë një përfundim të suksesshëm. Për më tepër, pasi janë ndërprerë marrëdhëniet e punës me punonjësin, ndërmerrni hapat e nevojshëm për t'u siguruar që ju dhe kolegët tuaj nuk do të përballeni me probleme të ngjashme në të ardhmen.

Si të shkruani një vërejtje me shkrim

Të kuptuarit se kur dhe si të jepni një vërejtje me shkrim një punonjësi mund të jetë e ndërlikuar. Çështje të ndryshme kërkojnë nivele të ndryshme disipline:

• Kundërvajtjet kërkojnë biseda, rideklarim të pritshmërive dhe standardeve në diskutime joformale dhe se si të punohet drejt përmirësimit.
• Shkeljet e moderuara mund të mjaftohen me një paralajmërim verbal, i ndjekur nga një paralajmërim me shkrim nëse nuk ka përpjekje për të bërë përmirësime.
• Shkeljet e rënda mund të shkaktojnë një pezullim të menjëhershëm dhe departamenti i B. Njerëzore duhet të kryejë një hetim mbi veprimin (ose veprimet) që shkaktuan pezullimin. Në varësi të asaj që zbulohet gjatë hetimit, punonjësi në shkelje mund të pushohet nga puna.

Adresimi i shqetësimeve të sjelljes dhe zbatimi i disiplinës nuk është kurrë argëtues, por ju mund të ndiqni këto udhëzime për t'i mbajtur gjërat sa më në kontroll që të jetë e mundur:

Jini konsistentë

Askush nuk përjashtohet nga rregullat. Sjelljen që nuk e toleroni tek një punonjës nuk duhet ta toleroni tek një tjetër. Aplikoni të njëjtin proces për çdo situatë, pavarësisht nga pozicioni i punonjësit shkelës.

Jini specifik

Mbështetni ankesat dhe çështjet me shembuj specifikë e të dokumentuar, si p.sh. "Ju jeni larguar më herët nga puna në 4 gusht, 18 gusht dhe 20 gusht". Pa shembuj konkretë se kur ka ndodhur sjellja e supozuar, organizata juaj mund ta ketë të vështirë të mbrojë vendimet e saj disiplinore.

Dokumentoni qartë

Theksoni në dokumentacion politikën specifike ose procedurën e kompanisë që është shkelur si dhe shënoni saktë datën dhe orën e shkeljes.

Kontrolloni emocionet

Mos u përfshini në një nivel personal ose emocional me punonjësin që ka kryer shkeljen dhe përmbahuni nga nxjerrja e përfundimeve ose supozimeve.

Përshkruani pasojat e mosreagimit

Përshkruani qartë dhe saktë pasojat ose masat disiplinore që do të ndërmerren më pas, nëse sjellja ose performanca e punonjësit nuk ndryshon.

Merrni një nënshkrim

Kur është e mundur ose sipas nevojës, kërkoni nga punonjësi të nënshkruajë dokumentin e vërejtjes me shkrim, që të keni prova se ai/ajo ishte në dijeni dhe i/e përfshirë në proces. Nëse punonjësi refuzon të nënshkruajë, bëni shënimin përkatës dhe vendosni në dijeni ose përfshini edhe B. Njerëzore.

Lini kohë për një përgjigje

Jepini punonjësit tuaj mundësinë për t'u përgjigjur rreth masave të ndërmarra, qoftë me shkrim apo në një bisedë verbale. Dokumentoni përgjigjen.

Dokumentacioni është thelbësor kur bëhet fjalë për disiplinimin e një punonjësi. Përdorni një qasje të bazuar në fakte e që përqendrohet në sjelljen, jo tek punonjësi si person, dhe regjistroni shembuj dhe raste specifike të sjelljes së papërshtatshme. I njëjti standard dhe qasje duhet të vendosen në të gjithë kompaninë.

Qortimi i një punonjësi nuk është kurrë një gjë e lehtë, por ju mund të kërkoni përmirësim nga punonjësi, pa dëmtuar marrëdhëniet tuaja të punës kur vendosni pritshmëri të qarta për sjelljen e duhur.