A e keni dashur gjithmonë punën tuaj dhe a jeni ndjerë të motivuar e të plotësuar në detyrat që keni përmbushur përgjatë karrierës tuaj? A keni dashur që puna juaj të mos ndryshonte kurrë? Nga eksperienca jonë, është disi e pamundur të përgjigjeni plotësisht në mënyrë pohuese të dyja pyetjeve. Dhe kjo vjen për shkak se të gjithë jetojmë në një kohë ndryshimesh të vazhdueshme dhe dinamike, gjë që e bën punën individuale, organizatën dhe organizimin e saj në ndryshim dhe përshtatje të vazhdueshme. Nëse kjo gjë nuk mbahet në fokus, shpejt do të hasen pengesa dhe probleme, që cënojnë efektivitetin e organizatës. Kur i paraprihet riorganizimeve, kjo nuk bën gjë tjetër veçse inkurajon të gjithë të interesuarit që të mbajnë në vëmendje dhe të punojnë për arritjen e synimeve dhe objektivave të organizatës. Në shkrimin këtu, eksperti i lidershipit dhe menaxhimit Dan McCarthy, na jep një përmbledhje të ideve se si mund të zhvillojmë një riorganizim sa më efektiv. Fakti është që çdo organizatë ka vend për përmirësim. Kështu edhe e juaja - Mendoni në mënyrë strategjike për ndryshimin organizativ! Lexim të këndshëm!

* * * * *

"Riorganizimi" është një nga ato tema biznesi që zakonisht nxit një përgjigje cinike dhe mund të mbushë faqet e karikaturave të Dilbert. Ky reagim skeptik, për fat të keq i merituar, vjen sepse riorganizimi është shpesh rezultat i procesit të projektimit organizativ që fillon dhe përfundon vetëm me një skemë organizative.

Arsyet e riorganizimit

Ka shumë arsye pse drejtuesit e departamenteve ose kompanive vendosin të bëjnë riorganizim. Disa nga më të zakonshmet përfshijnë:

• Largohet një person në pozicion kyç: Kjo lë një boshllëk dhe krijon mundësinë për të vënë në dyshim strukturën ekzistuese. Në kontrast me atë që ju thonë tekstet shkollore të menaxhimit, skemat organizative zakonisht ndërtohen duke pasur parasysh individët e jo "pozicionet". Shpesh, kur një individ kyç largohet, pozicioni duhet të mbetet.
• Shfaqen probleme: Këto përfshijnë joefikasitetin, keqvendosjen e talenteve, mbivendosjen e roleve, diferencim të ngarkesës në punë të punonjësve dhe çështje të tjera operacionale. Pra, puna nuk po bëhet, ose nuk po bëhet mirë.
• Kërkohet të shfrytëzohen mundësi të reja: Për  shembull një treg, produkt ose shërbim i ri dhe struktura juaj aktuale nuk ishte krijuar për të mbështetur objektivat e reja të biznesit tuaj.

Megjithëse këto janë të gjitha arsye të mira, riorganizimi duhet të konsiderohet vetëm si një prej mundësive. Shpesh ka mënyra më pak përçarëse për të arritur të njëjtat objektiva. Megjithatë, nëse mendoni se riorganizimi është i nevojshëm, e rëndësishme është ta trajtoni procesin me kujdes.

Kush duhet të përfshihet në riorganizim?

Nëse përfshihet vetëm drejtuesi i departamentit ose kompanisë, atëherë ai ka humbur mundësinë për të mbledhur informacion dhe marrë ide. Nga ana tjetër, nëse përfshihet e gjithë kompania, transformimi mund të jetë shumë i ngadaltë dhe interesat personale mund të pengojnë. Më e mira është të gjendet një rrugë të mesme duke përfshirë një drejtues dhe një ekip të vogël këshilltarësh të besuar. Zakonisht, këta janë individë që kanë besim në pozicionet e tyre edhe pas riorganizimit e që mund të lenë mënjanë interesat e tyre personale.

Procesi i ndryshimit organizativ

Edhe pse nuk ekziston shkenca e përsosur se si të bëhet riorganizimi, këtu janë disa pika:

• Filloni me një strategji: Është e rëndësishme të dini se ku po shkon organizata ose ekipi. Për shembull, çfarë është dhe nuk është e rëndësishme, si dhe cilat janë qëllimet/objektivat specifike? Megjithëse duket shumë e qartë, ky është një hap që shpesh neglizhohet. Nëse keni vështirësi të gjeni strategjinë, atëherë mësoni se si ta krijoni atë, përpara se të ndërtoni skemën organizative. Mbani parasysh, struktura gjithmonë ndjek strategjinë.
• Zhvilloni kriteret tuaja: Rendisni problemet që po përpiqeni të zgjidhni dhe mundësitë që po kërkoni. Më pas, vlerësoni secilën prej tyre sipas përparësisë, e lartë, e mesme dhe e ulët. Ky do të jetë kriteri që do të përdorni për të vlerësuar alternativat e projektimit strukturor dhe për të matur suksesin tuaj.
• Zhvilloni dhe vlerësoni alternativat e projektimit: Shumë ekipe bien në dashuri me një ide dhe më pas e kalojnë gjithë kohën e tyre ose duke u përpjekur ta justifikojnë idenë ose ta përsosin atë. Në vend të kësaj, dilni me tre ose katër ide dhe renditini ato sipas kritereve tuaja. Mos harroni, asnjë opsion nuk është kurrë perfekt. Gjithmonë ka kompromise dhe rreziqe. Thjesht zgjidhni më të mirën dhe krijoni një plan veprimi për të zbutur rreziqet.
• Testoni modelin përfundimtar me skenarë: Kaloni kohë duke testuar dizajnin, duke diskutuar se si do të funksiononin proceset e ndryshme të biznesit brenda strukturës së re. Këto diskutime "po sikur" ndihmojnë në rregullimin e strukturës dhe qartësimin e roleve.

Vlera e komunikimit dhe e përfshirjes së ekipit

Si në çdo ndryshim edhe në rastet e ndryshimeve organizative, komunikimi i mirë është shumë i rëndësishëm. Dhe komunikimi i mirë nuk nënkupton vetëm bërjen e njoftimeve të njëanshme lidhur me ndryshimet.

Palët e interesuara, duke përfshirë punonjësit, me shumë gjasa do t’i përkrahin ndryshimet nëse ju jo vetëm do të shpjegoni se "çfarë" dhe "pse" do të ndryshojë, por kur shpjegoni pse nuk i keni zgjedhur disa alternativa të tjera. Lërini palët e interesuara të kuptojnë se nuk ka një zgjidhje perfekte dhe pranoni disavantazhet e mundshme të planit tuaj. Ky lloj sinqeriteti, dialogu i hapur dhe autenticiteti janë shumë më mirë sesa të përpiqeni t’i "shisni" idetë tuaja për ndryshim si zgjidhja perfekte.

Mos prisni që njerëzit ta kuptojnë ose ta miratojnë menjëherë; ka shumë mundësi që edhe ju nuk e keni bërë që në fillim. Nëse i trajtoni njerëzit si të rritur inteligjentë, respekti që tregoni do t'ju kthehet, së bashku me mbështetjen e palëve të interesuara.

Pasi të keni komunikuar me njerëzit e duhur, mos kini turp të kërkoni ndihmën e tyre. Është në natyrën njerëzore që njerëzit të mbështesin atë gjë që kanë kontribuar në krijimin e saj. Dhe edhe nëse ekipi juaj mund të mos ketë pasur mundësinë për të krijuar strukturën e re organizative, ata mund të luajnë një rol të madh në zbatimin e ndryshimit. Kjo është një mundësi tjetër për ju që të merrni të dhëna të vlefshme për të rregulluar strukturën e re.

Riorganizimi sjell gjithmonë shqetësime dhe është i mbushur me sfida dhe rreziqe. Prandaj, asnjëherë nuk duhet nënvlerësuar dhe çdo ndryshim duhet të ketë gjithmonë një jetëgjatësi prej të paktën pesë vjetësh. Nëse ndiqni këto udhëzime, do të keni një shans më të mirë për të arritur objektivat tuaja dhe për të minimizuar vështirësitë dhe stresin.