Ndërtimi i punës ekipore, bashkëpunimi dhe bashkërendimi me kolegët, shërbimi i lartë ndaj klientëve dhe frymëzimi e motivimi i ekipeve janë jetike për suksesin e biznesit. Në themel të të gjithë kësaj, por edhe më shumë, qëndrojnë aftësitë komunikuese të drejtuesve dhe anëtarëve të ekipeve, ku aftësia kryesore, ajo e dëgjimit aktiv ka rolin e saj të pazëvendësueshëm. E nisëm këtë diskutim prej javës së kaluar në trajnimin “Besnikëria e Klientit”, ndërsa trajtonim idetë dhe praktikat më të mira në këtë fushë. Ndërsa konceptet janë theksuar prej shumë kohësh, në botën e sotme të teknologjisë së avancuar, me shpejtësi e stres të lartë, komunikimi është më i rëndësishëm se kurrë. Por duket se sot po i kushtojmë gjithnjë e më pak kohë dëgjimit të vërtetë të njëri-tjetrit. Dëgjimi i vërtetë është bërë një dhuratë e rrallë. Dhurojeni dhe do t’ju dhurohet! Lexim të këndshëm!

* * * * *

Dëgjimi është një nga aftësitë më të rëndësishme që mund të keni. Cilësia e dëgjimit ka një ndikim të madh në efektivitetin e punës tuaj dhe në cilësinë e marrëdhënieve tuaja me të tjerët.

Për shembull:

• Ne dëgjojmë për të marrë informacion.
• Ne dëgjojmë për të kuptuar.
• Ne dëgjojmë për kënaqësi.
• Ne dëgjojmë për të mësuar.

Duke pasur parasysh larminë e bisedave që bëjmë, ndoshta po mendoni se jeni dëgjues shumë të mirë! Në fakt, shumica prej nesh nuk janë të tillë dhe studimet tregojnë që ne mbajmë mend vetëm 25-50 përqind të asaj që dëgjojmë, siç përshkruhet tek "Koni i Përvojës" i Edgar Dale. Kjo do të thotë që nëse flisni 10 minuta me shefin, kolegët, klientët ose bashkëshortin tuaj, ata i kushtojnë vëmendje më pak se gjysmës së bisedës.

E njëjta gjë ndodh kur jeni duke marrë udhëzime ose informacione, pra nuk po e dëgjoni të gjithë mesazhin. Ju shpresoni që pjesët e rëndësishme të gjenden në atë 25-50%, por çfarë ndodh nëse nuk janë?

Është e qartë se dëgjimi është një aftësi që të gjithë mund të përfitojmë duke e përmirësuar. Duke u bërë një dëgjues më i mirë, ju mund të përmirësoni produktivitetin tuaj, si dhe aftësinë tuaj për të ndikuar, bindur dhe negociuar. Për më tepër, ju do të shmangni konfliktin dhe keqkuptimet. Të gjitha këto janë të nevojshme për suksesin në punë e në jetë!

Dëgjimi aktiv

Mënyra për të përmirësuar aftësitë tuaja të dëgjimit është të praktikoni "dëgjimin aktiv". Kështu do të jeni të ndërgjegjshëm për të dëgjuar jo vetëm fjalët që thotë personi tjetër, por më e rëndësishmja, mesazhin e plotë që po komunikohet.

Për ta bërë këtë, duhet t'i kushtoni vëmendje personit tjetër me shumë kujdes.

Ju nuk duhet t’ja lejoni vetes të shpërqendroheni nga çfarë mund të ndodhë përreth jush, ose të mendoni për kundër-argumenta, ndërsa personi tjetër është ende duke folur. As nuk mund t’ja lejoni vetes të mërziteni dhe të humbni përqendrimin për shkak të asaj që thotë personi tjetër.

Për të rritur aftësitë tuaja të dëgjimit, duhet t’i tregoni personit tjetër se po dëgjoni atë që ai po thotë.

Për të kuptuar rëndësinë e kësaj, sillni ndërmend nëse keni qenë ndonjëherë të përfshirë në një bisedë dhe e keni pyetur veten nëse personi tjetër po e dëgjon atë që ju po thonit. Pyesni veten nëse mesazhi juaj po përcillet, apo edhe nëse ia vlen të vazhdoni të flisni. Të ndiheni sikur flisni me murin është diçka që gjithkush dëshiron ta shmangë.

Të tregoni se po dëgjoni mund të jetë diçka aq e thjeshtë sa tundja e kokës ose një "ëhëë" e thjeshtë. Nuk është e domosdoshme të jeni dakord me personin, por thjesht tregojini se po dëgjoni. Përdorimi i gjuhës së trupit dhe shenjave të tjera, për të pranuar se jeni duke dëgjuar, mund t'ju ndihmojë gjithashtu t'i kushtoni vëmendje.

Mundohuni t'i reagoni folësit në mënyra që do t'i inkurajojnë ata të vazhdojnë të flasin, e kështu të merrni informacionin që ju nevojitet. Ndërsa tundni kokë dhe tingujt "ëhëë" thonë se jeni i interesuar, një pyetje ose koment i rastit për të përmbledhur atë që është thënë, gjithashtu tregon se ju po dëgjoni dhe po e kuptoni mesazhin e tij.

Bëhuni dëgjues aktiv

Ekzistojnë pesë teknika kryesore të dëgjimit aktiv, që mund t’i përdorni e që do t'ju ndihmojnë të bëheni një dëgjues më efektiv:

1. Kushtojini vëmendje

Kushtojini vëmendje të pandarë folësit tuaj dhe pranoni mesazhin. Pranoni që komunikimi jo verbal gjithashtu "flet" me zë të lartë.

• Qëndroni përballë dhe shikoni folësin.
• Lërini mënjanë mendimet shpërqëndruese.
• Mos mendoni kundërpërgjigjen ndërsa folësi flet!
• Shmangni shpërqendrimin nga faktorët mjedisorë.
• "Dëgjoni" gjuhën e trupit të folësit.

2. Tregoni që po dëgjoni

Përdorni gjuhën dhe gjestet tuaja të trupit për të treguar se jeni të angazhuar në dëgjim.

• Tundni kokën herë pas here.
• Buzëqeshni dhe përdorni shprehje të tjera të fytyrës.
• Sigurohuni që qëndrimi juaj të jetë i hapur dhe i interesuar.
• Inkurajoni folësin të vazhdojë me komente të vogla verbale si “po” dhe "ëë, ëhëë".

3. Jepni reagime

Filtrat, supozimet, gjykimet dhe besimet tona personale mund të shtrembërojnë atë që dëgjojmë. Si dëgjues, roli juaj është të kuptoni atë që thuhet. Kjo mund t'ju kërkojë të reflektoni mbi atë që thuhet dhe të bëni pyetje.

• Reflektoni për atë që është thënë duke perifrazuar. "Ajo që po dëgjoj është ...," dhe "Me sa kuptova, ju po thoni...", janë mënyra të shkëlqyera për të reflektuar.
• Bëni pyetje për të sqaruar pika të caktuara. "Çfarë kuptoni kur thoni ...". "A është kjo ajo që doni të thoni?"
• Përmblidhni në mënyrë periodike komentet e folësit.

4. Mënjanoni gjykimin

Ndërprerja është humbje kohe. Ajo frustron folësin dhe kufizon kuptimin e plotë të mesazhit.

• Lejojeni folësin që të përfundojë çdo pikë e më pas bëni pyetje.
• Mos e ndërprisni folësin me kundër-argumente.

5. Përgjigjuni në mënyrë të përshtatshme

Dëgjimi aktiv është krijuar për të nxitur respektin dhe mirëkuptimin. Ju po fitoni informacion dhe perspektivë. Ju nuk shtoni asgjë duke sulmuar folësin ose duke e vënë atë poshtë.

• Jini të ndershëm, të hapur dhe të sinqertë në përgjigjen tuaj.
• Paraqisni opinionet tuaja me respekt.
• Trajtojeni personin tjetër në mënyrën që ju mendoni se ai do të donte të trajtohej.

Filloni të përdorni teknika aktive të dëgjimit sot për t'u bërë një komunikues më i mirë, për të përmirësuar produktivitetin në vendin tuaj të punës dhe për të zhvilluar marrëdhënie më të mira.