Nxitur nga titulli i artikullit që sjellim sot, me autor Jack Dunigan, duke kërkuar mbi ndryshimin midis termave Efektivitet dhe Efikasitet, gjetëm shumë interpretime interesante. Në biznes, suksesi varet, në masë të madhe, nga sa mirë ekipi juaj është në gjendje t'i përmbahet procedurave të punës, për të arritur rezultatet e synuara ose të pritshme. Kjo njihet si Efektivitet. Megjithatë, një tjetër shenjë e suksesit, është edhe ajo, se sa mirë i kryejnë detyrat punonjësit tuaj, pa humbur kohë, përpjekje apo burime. Kjo njihet si Efikasitet. Pa u thelluar pak, këto dy koncepte mund të duken të njëjta, por kanë dallime të rëndësishme, që duhen kuptuar, për ta mbajtur kompaninë në një kurs fitimprurës. Por cila është më e rëndësishme, dhe mbi kë duhet fokusuar vëmendja e drejtuesve? Disa ide konkrete i gjeni në artikull. Lexim të këndshëm!

* * * * *

A duket struktura juaj organizative si një piramidë?

Në shumicën e kompanive ndoshta ashtu duket. Në fund të fundit kjo është mënyra që një drejtues tipik dhe pothuajse çdo menaxher do ta skiconte atë. Kam bërë disa punë për një organizatë, ku skema e organizimit dukej kështu. Personi në krye, në atë rast një burrë, monitoronte dhe kontrollonte gjithçka. Çdo gjë.

Organizata funksiononte në mënyrë efikase. Ai sigurohej që çdo përpjekje, çdo vendim, çdo projekt të kryhej me lëvizje të sakta. Por nuk ishte shumë efektive.

Çuditërisht, qëllimi i organizatës ishte zhvillimi dhe zbatimi i seminareve mbi drejtimin dhe udhëheqjen, në vendet jashtë Amerikës së Veriut, që do t'u mësonin drejtuesve aty se si të zhvillonin lidera të tjerë. Organizata deklaronte se donin t'i tregonin të tjerëve se si të krijonin njerëz të aftë.

Problemi ishte se nuk e bënte këtë, në zyrat e saj të brendshme. Askush nuk ishte i trajnuar për të bërë diçka ndryshe, përveçse të ndiqnin urdhrat. Dhe askush nuk lejohej kurrë të mendonte, ose të merrte, vendime të pavarura. Çdo gjë përcaktohej nga një manual ose një politikë.

Efiçenca ishte vlerësuar mbi efektivitetin.

Ndërkohë parimi ynë thotë se ju mund të "Zgjeroni arritjet tuaja, shumfishoni efektivitetin dhe ndajeni me të tjerët punën tuaj". Por unë do të jem i pari që do t'ju them se kjo nuk është as e thjeshtë, e as e lehtë, për disa njerëz.

Zhvillimi i njerëzve të aftë nënkupton t'i lejoni të ecin përpara.

T'i lejoni të ecin përpara me Pushtet. Disa prej nesh thjesht duhet të jenë përgjegjës. Ne na pëlqen të jemi burri (ose gruaja) në komandë. Kjo na bën të ndihemi të vlefshëm, të përmbushur dhe të suksesshëm, e ku ne, jemi fokusi qëndror i kompanisë. Kjo mund të zvogëlojë gabimet, të paktën për një kohë, por gjithashtu kufizon produktivitetin dhe ndrydh seriozisht kreativitetin dhe inovacionin, sepse të gjitha idetë duhet të vijnë nga, dhe duhet të jenë të lidhura me, personin përgjegjës.

T'i lejoni të ecin përpara me Autoritet. Kjo është diçka, që me të vërtetë i shqetëson disa drejtues. Ata janë të frikësuar të lejojnë autoritetin vendimmarrës tek të tjerët. Shumë prej tyre nuk duan të lejojnë që të tjerët të shpenzojnë paratë e kompanisë, ose qoftë edhe që të ofrojnë një zbritje në çmim, për të arritur një shitje. Por, me trajnimin e duhur dhe duke i shpjeguar efektet në pamjen e përgjithshme, drejtuesit mund dhe duhet të mësohen, që t'i lejojnë të tjerëve autonominë për të vazhduar biznesin, pa kërkuar që ata të komunikojnë me ju, përpara se të marrin një vendim. Kujdes, unë nuk po sugjeroj që të heqim dorë, dhe nëse lexoni dhe artikuj të tjerë rreth kësaj teme do e kuptoni se nuk është kjo, ajo që synoj. Megjithatë, unë sugjeroj se kontrolli, lehtësisht mund të transformohet në mbi-kontroll.

T'i lejoni të ecin përpara me Kontroll. Kjo është diçka e madhe. Për çfarëdo arsye, shumë drejtues janë të tmerruar që të lëshojnë kontrollin. Por procesi i rritjes, nga fëmijë në adoleshentë, dhe më pas, në të rritur, është procesi i përvetësimit gjithnjë e më shumë, i kontrollit. Prindërit mësojnë t'i trajnojnë fëmijët e tyre dhe të lëshojnë më shumë autonomi kur fëmijët rriten e piqen. Të paktën, ata efektivët e bëjnë. Ju thjesht nuk mund të zgjeroni arritjet tuaja, të shumfishoni efektivitetin tuaj dhe të ndani punën tuaj, nëse insistoni në mbajtjen e kontrollit.

Strukturat organizative më efektive, në mënyrë grafike mund të duken si tre rrathë të barazlarguar nga njëri-tjetri dhe që bien mbi njëri tjetrin, ku ka zona të përbashkëta dy e nga dy, si dhe në qendër një zonë e përbashkët për të tre. Në secilin rreth, bëjnë pjesë ekipet e njerëzve që marrin përgjegjësinë për ta bërë organizatën më efektive. Në zonën e vogël të përbashkët të të tre rrathëve qëndron bordi administrativ. Ata shërbejnë si koordinatorë dhe lehtësues, jo drejtues ose vëzhgues.

Pra, udhëheqësit dhe menaxherët funksionojnë si koordinatorë dhe lehtësues, në vend asaj si kontrollorë dhe drejtorë. Idetë vijnë nga të gjitha anët. Motivimi ngrihet, sepse bashkëpunëtorët kanë autonomi dhe mund të gëzojnë pasojat e sjelljes së tyre të përgjegjshme. Mendimi bëhet më shumë “NE” dhe më pak “UNË”. Fokusi është në misionin dhe vizionin e përgjithshëm dhe jo në listat e detyrave personale.

Jam dakort, kjo skemë është pak më pak efikase, të paktën në fillim. Dhe gjithashtu mund të duket edhe kaotike. Por, që të vazhdojnë të jenë praktike, në tregun e shpejtë të sotëm, organizatat duhet të jenë të shkathëta dhe të zhdërvjellëta. Shkalla më e lartë e përgjegjësisë, kërkon pjesëmarrje më të lartë të mendimtarëve të pavarur, të cilët mund të dalin me ide dhe të manifestojnë energjinë për t'i venë në jetë ato.

Këtu do të gjeni një listë me sugjerimet e mia, për ndërtimin e fleksibilitetit dhe shkathtësisë në kompaninë, organizatën ose agjencinë tuaj.

1. Optimizoni proceset - Lehtësoni mënyrën se si duhet të funksionojnë gjërat, kudo ku mundeni. Eliminoni përpjekjet e dyfishta. Rrisni kënaqësinë e klientit (duke shkurtuar kohën dhe përpjekjet që duhen, për të zgjidhur ankesat dhe çështjet e tyre). Kjo nënkupton një shqyrtim të plotë të mënyrës se si i bëni gjërat.
2. Aktivizoni "Përshtatjen" si një qëndrim i kompanisë. Bëjini ndryshimet më të lehta. Kërkoni më pak firma, për të dhënë autorizimin për të bërë gjëra. Harmonizoni proceset në mënyrë më efikase dhe të thjeshtuar, për integrimin e teknologjive të reja.
3. Bëjeni fleksibilitetin dhe shkathtësinë, si një nga kërkesat kryesore të cilitdo, dhe për të gjitha sistemet, metodat, proceset dhe produktet. Thjeshtoni, thjeshtoni, thjeshtoni. Kujdes nga njerëzit që i bëjnë gjërat më të komplikuara. Shpërbleni dhe inkurajoni përpjekjet e drejtpërdrejta, dekurajoni bërjen e gjërave me shumë hapa, kur mund të bëhen me më pak.

Nëse ndonjë kompani apo organizatë dëshiron që të mbetet e rëndësishme në tregjet botërore, duhet të mësojë të përdorë të gjitha burimet e saj. Shumë udhëheqës janë të shkëlqyer në përdorimin e mjeteve dhe pajisjeve, por jo aq të mirë në përdorimin e burimeve njerëzore rreth tyre.

Keni njerëz të mirë aty në organizatën tuaj. Lerini të bëjnë punën dhe qëndroni jashtë rrugës së tyre.