Nëse drejtoni një biznes apo një ekip, është e pashmangshme dhe shumë e rëndësishme që t'i tregoni punonjësve se çfarë pritet prej tyre. Dhe kjo është e mundur vetëm nëpërmjet Komunikimit. Komunikimi i mirë është një aftësi e rëndësishme në çdo mjedis me ndërveprim njerëzor (e jo vetëm). Megjithatë, kur është fjala për komunikimin në vendin e punës, komunikimi i mirë është një element integral i suksesit të biznesit, përndryshe shfaqen gabime, keqkuptime dhe dështim. Këtë temë trajton dhe artikulli më poshtë, me autor Simon Osborne. Shmangni gabimet në komunikim duke përmirësuar fushat e treguara aty. Lexim të këndshëm!

* * * * *

Pse duhet t’i kushtojmë rëndësi kësaj teme, kur shumë biznese angazhojnë kaq shumë burime për komunikimin e brendshëm, e përsëri ndodh që njerëzit gjithmonë të thonë se, në vendet e punës, komunikimi është problem i rëndësishëm?

Një arsye është se, ne e marrim shumë shpesh "komunikimin" si të mirëqenë. Në fund të fundit, ne dimë si të flasim me njerëzit, apo jo?

Në sondazhet e organizatave (dhe gjithashtu në intervistat e largimit nga puna) punonjësit shpesh thonë se askush nuk u tregon asgjë, ose nuk i dëgjon - por në kundërshtim me këtë, menaxherët thonë se ata kurrë nuk e ndërpresin komunikimin me punonjësit për çështje të rëndësishme.

Komunikimi i dobët - ose perceptimi i komunikimit të dobët - mund të lidhet drejtpërdrejt me rritjen e kostove operative dhe reduktimin e efikasitetit për shkak të:

• produktivitetit më të ulët të njerëzve
• pakënaqësisë së punonjësve
• qarkullimit të punonjësve
• mungesave
• mungesës në të kuptuarin e strategjisë së biznesit
• mungesës në drejtimin e përbashkët

Në shumicën e rasteve, kur njerëzit kritikojnë komunikimin në një organizatë, shqetësimi shprehet në terma të përgjithshëm si "komunikim është i keq" ose "nuk na jepet kurrë informacion të mjaftueshëm".

Kritikave të tilla është e vështirë për t'ju përgjigjur dhe nuk e identifikojnë saktësisht se cili është problemi me komunikimin. (Pra, përgjigjja shpesh jepet për të mos ndryshuar gjë në lidhje me mënyrën se si ofrohet komunikimi – me supozimin se, ose nuk ka gjë që nuk shkon, ose, se nuk mund të bëhet asgjë. Reagimi tjetër është që, duhet vetëm të bëjmë më shumë nga ajo që po bëhet tashmë - duke përkeqësuar kështu "problemin").

Por, çfarë është e nevojshme të ndodhë?

Si hap i parë, është e rëndësishme të kuptojmë se komunikimi është më shumë sesa thjesht të flasësh me njerëzit ose t'u japësh informacion. Ka një numër arsyesh pse komunikimi mund të mos jetë efektiv. Të aplikoni një "rregullim të përgjithshëm" ose të bëni ndryshime për të ndrequr shkakun e çështjes së gabuar, me gjasë do të japë një rezultat, që nuk do të sjellë ndonjë përmirësim të dukshëm.

Prandaj, mbani parasysh këto katër fusha, në të cilat komunikimi mund të mos jetë efektiv.

Stili dhe Metoda

Ashtu si njerëzit mësojnë në mënyra të ndryshme, po ashtu ata e thithin komunikimin në mënyra të ndryshme. Pra, është e rëndësishme të siguroheni që "stili" i komunikimit është i ndryshëm dhe mundëson që të gjithë ta kuptojnë mesazhin.

Në nivelin e tij më themelor, konsideroni komunikimin me paraqitjen e informacionit të rëndësishëm me foto, të folur dhe të shkruar.

Sigurohuni, sa më shpesh të jetë e mundur, që komunikimi juaj të jetë në "dy drejtime". Duhet të ketë mundësi për pyetje, diskutime dhe sqarime të çështjeve kyçe. Mesazhet, email-et ose njoftimet kanë më shumë gjasa të keqkuptohen, të dërgohen gabim ose thjesht të mos lexohen.

Përmbajtja

Sigurohuni që ajo që po komunikoni ka nivelin e duhur të detajeve dhe është e shprehur në një mënyrë që publiku do ta kuptojë. Shumë detaje do t’i bëjnë disa njerëz të pavëmendshëm, por shumë pak detaje mund të japin përshtypjen se ka diçka që fshihet ose shmanget.

Përdorimi i gjuhës që njerëzit kuptojnë, për shembull, do të thotë që çdo zhargon i përdorur kuptohet nga të gjithë dhe gjuha dhe fjalët komplekse përdoren në minimum.

Koha dhe frekuenca

Shumë organizata bien në grackën e komunikimit shumë shpesh, ose shumë rrallë, me punonjësit e tyre. Mbajtja e një ekuilibri të duhur është çështje e të pasurit një objektiv të qartë për çdo komunikim dhe mbajtjen e angazhimeve, dhe, jo vetëm përqëndrimi tek renditja apo orari.

Gjithashtu është e rëndësishme të mos i lini komunikimet e rëndësishme me punonjësit, për në fund të ditës, ose gjatë ndërrimit të turnit ose për fundin e javës. Mundësitë që të keni një audiencë të fokusuar dhe të interesuar janë të parashikueshme, pra, mjaft të vogla.

Aftësitë

Sigurohuni që njerëzit të cilët ofrojnë komunikimin kanë aftësi për t'a përcjellë mesazhin - kjo mund të përfshijë aftësi të mira komunikimi me shkrim, aftësi të mira prezantimi ose aftësi të mira për trajtimin e grupeve.

Ju gjithashtu, mund të duhet të investoni në aftësitë e atyre, të cilët komunikojnë. Për shembull, duke u dhënë punonjësve njohuritë bazë financiare, në mënyrë që ata të kuptojnë të dhënat e performancës së biznesit, e kjo do të ndihmojë që informacioni në lidhje me rentabilitetin, likuiditetin, pasqyrat financiare, shitjet dhe qarkullimin të mos shpërfillet ose keqkuptohet.

Vlerësimi i komunikimit në organizatën tuaj

Një vlerësim i efektivitetit të këtyre aspekteve të komunikimit, ndërmjet menaxhmentit dhe punonjësve tuaj, mund t'ju ndihmojë të kuptoni, pse komunikimi nuk është aq efektiv sa duhet të jetë, dhe do t’ju tregojë disa drejtime të qarta ku duhet të ndërhyni, për të rregulluar problemet e zbuluara. (Një vlerësim i mirë, duhet t'ju ndihmojë që të shmangni kurthin e të zbatuarit të të njëjtit model, që keni zbatuar deri tani, dhe të mos ta përkeqësoni situatën).

Nga ky vlerësim duhet të keni disa informacione praktike, të lidhura me:

• pikat e forta kryesore të metodave ekzistuese të komunikimit,
• fushat e komunikimit që nuk funksionojnë mirë, dhe,
• llojet e komunikimit që do të jenë më efektive.

Kur të keni këtë informacion mbi komunikimin në organizatën tuaj, atëherë mund të zhvilloni një plan komunikimi, për të përmirësuar efektivitetin e komunikimit midis menaxhmentit dhe fuqisë punëtore.

Së fundi, jini të përgatitur për të përtërirë komunikimin tuaj. Të bëni të njëjtën gjë nga viti në vit, nuk do të mund t’ju japë rezultate më të mira.